时间管理培训教材6.ppt

时间是我们最重要的资源 一个月做一年的事 2. 一年做一个月的事 先做什么样的事情？ TIME MANAGEMENT 時間管理 時間資源的獨特性 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復得 = 習慣通常不利於績效的發揮 積習通常難改 自我管理即指 ----- “改變習慣讓自我更有績效” 你会怎么做？ 假如手中100張美鈔 其中有 二張為百大鈔.其餘98張則為一元 小鈔。若將這100張鈔票撒向天空, 任由人們來撿，請問您會如何下手？ 在最短時間內抓到最多的張數。 設法找到那二張百元大鈔，行 有餘力，再抓其餘一元小鈔。 效率(Efficiency) Do Things Right 效能(Effectiveness) Get the Right Things Done 生產時間決定一切成就！ 時間可分為生產時間與 非生產時間 只記錄生產時間. 時間管理的目的 將時間投入與目標相關的工作上 因此，設定目標可以說是時間管理 的首要步驟。 人生最悲慘的莫過於 我們辛辛苦苦一級一級爬上成功的 階梯，沒想到爬到頂端才發現梯子 擺錯了方向！ 史蒂芬.柯維 Stephen Cover. 目標的種類 以時間的長短分類 短期目標、中期目標、人生目標 以目標對象分類 健康目標 家庭目標 工作目標 財務目標 學習成長目標目標 娛樂目標 公益目標 如何設定目標 1.選擇適合自己的正確目標 2.依據目標設定的五大要求寫下你的目標 3.寫下完成目標的期限 4.尋求良師益友的建議 5.時常思考與檢討 目標設定練習 EX. 我要閱讀管理方面的書籍 我這個月要讀兩本管理方面的書 籍 EX. 我要學習視窗軟體WORD 我要在未來一個月內，熟悉視窗 軟體WORD，並用以處理日常文 書工作 EX.我要陪太太、小孩一起散步 我要每天晚上和太太、小孩一起 到附近的公園散步、聊天、嬉戲 一個小時。 如何決定工作的優先次序 1.依重要性與緊急性將工作分為： A類：指計劃於今日完成的工作 B類：非A即B 通常：(1)A類工作不一定比B類重要 (2)對今天而言：A B 2.工作常可分為 (1)欲交代部屬處理的工作 (2)要與人聯絡協調的工作 (3)必須親自單獨處理的工作 通常：(1) (2) (3) 時間管理的技能 1.設定目標 2.分類工作 3.找出浪費時間的因素 4.善用正確的時間運用觀念 WORKSHOP 1.請依你的經驗，找出浪費時間的因素 (AS MANY AS POSSIBLE！) 2.請依發生之頻率，將上述因素排序. 3.請根據80/20原理列出你的前20% 之時間浪費因素. 正確的時間運用觀念 避免拖延 堅持到底 夠用就好 避免遺忘 增加與人接觸的效率 善用餘約時間的設備/工具 積極利用時間 避免拖延 如果你要把一件容易的事情 變得困難， 只要一直拖延下去就可以了！！！ Olin Miller. 拖延定律 1.拖延的事情不會消失無縱 2.拖延會延誤時效和機會 3.未解決的事情會衍生出更多、更艱難的問題 4.拖延只會使普通的事情便成緊急 的事情 如何避免拖延 1.著手去做 - 從最簡單、最容易下手的部份開始 -「開始就完成了一半」 - 適度的強制自己 - 慣性定率 2.立即去做 不一定是現在，但以可能的最早時間去完成 3.徹底解決 夠用就好 簡單就是效率 丟 與人接觸的效率 請人協助 -與人合作 -付費服務 -部份工作請人協助 授權 -避免浪費部屬時間 -批次作業 避免遺忘 1. 記錄 2. 簡單而統一的記錄工具 3.隨身攜帶 善用節約時間的設備 1.整理桌子 2.善用事務機器 -電話 -傳真機 -電腦 3.檔案的整理 4.名片/信件的處理 5.文具 6.丟 積極利用時間 1.等待時間 -設法縮短等待時間 -充份利用等待時間 2.生理時鐘與工作時間的配合 3.有效利用通勤時間 記事簿內容 1.每月計劃 2.每月行程 -待辦事項 -紀錄 3.電話簿 4.筆記 5.工作/生活/相關資料 記事簿的格式 原則： 1.方便隨身攜帶 2.足夠的記錄空間 3.記錄用紙可在市面上買到 4.適合你自己的工作習慣 格式： 1.B.5. Size 2.Organizer 3.Day Timer 記事簿使用態度 1.所有資料應寫在記事簿上 2.事先擬定計劃 3.決定工做的優先次序 4.紀錄處理完的工作