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行政助理-实用教程 目录 一、营造安全舒适的办公环境 1、合理布置办公室 2、排除办公室安全隐患 营造安全舒适的办公环境 一、知识目标: 办公室的类型 对办公室的合理布局 二、能力目标: 能够合理安排和布置办公室 三、教学重点] 办公室布置的要求 [教学方法] 案例分析、现场模拟、讨论 [教学课时] 2课时 任务引入 XX公司是一家中外合资企业,主要生产电器产品,公司资产雄厚,员工近2000人高科技人员和高层管理人员云集。最近几年,公司业务不断拓展,公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司,分公司将设立一些相关部门。在办公室布局时,行政人员张山应提出哪些合理的建议。 任务分析 相关知识 一、办公环境的涵义及分类 办公环境或称为办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合,从广义上说,它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境;从狭义上说,办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境,它包括人文环境和自然环境。文人文环境包括化、教育、人际关系等因素。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。 详见P2 办公室的布局 一个组织的办公场地无论是购买还是租赁,或是自建,在对新办公场所进行整体安排时,主要考虑以下因素: 1、办公场地所的总面积; 2、机构的建制和办公空间的分类; 3、职工的人数; 4、组织经营的性质和内容; 5、部门间的联系 办公环境检查表 办公环境检查表 办公环境检查表 办公环境检查表 排除办公室的安全隐患 详见P12 注重:办公室消防演习、设备操作安全知识,电器、电线合理使用,定期进行安全检查 作为行政人事或是领导助理,要合理,灵活处理各类事件,平时工作中多学,多看。 * 办公室是一个组织开展经营活动所必需的,是一种必须支付的资源,费用通常是按平方来计算的。空间越大,费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益,是一个组织的领导必然会考虑的,作为秘书高山在这一点上必须或协助安排布局好办公室。要安排和布局好办公室, 第一,要了解公司涵盖哪几个部门; 第二,每个部门的办公室在布局上有什么要求; 第三,从经济实用的角度考虑,合理进行整体安排,并对室内环境进行布局。 传统的办公楼多为中间一条走廊,两边是多间15—20平方米的小间,这些小间都是带门窗的独立小房间,每个房间供一个或几个人使用 小办公室 办公室的类型 一个比较大的工作空间内包含众多单个工作位置的组合。这样的办公空间多为100至200平方米的大厅,中间或窗边留出走廊 大办公室 规模小的单位,如三五人的办事处、联络处等往往租用公寓来作为办公场所 公寓式办公室 点击添加标题 2、办公室的类型 小办公室样图 大办公室样图 公寓式办公室布局 小办公室、大办公室、公寓式办公室的优缺点 类型 优点 不足 小办公室 1、比较安全,可以锁门 2、保密性比较强。 3、便于员工集中注意从事细致或专业工作。 1、费用高 2、难于监督 3、交流不便 4、占用的空间比较大 大办公室 1.灵活应变 2.节省面积及费用 3.淡化了等级观念 4.员工的行为易受到上司的督查及同事间的相互监督 5.易于集中服务和共享办公设备 6.能培育全新的企业文化 1.难保机密。 2.房间易有噪音,使人难于集中注意力,使思维缺乏足够的灵活性。 3.易导致工作压力的增加甚至危害健康。 4.员工难于找到属于自己私人的空间。 公寓式 办公室 1.小巧而灵活 2.费用支出低 3.突出领导地位 1.容纳人员比较少 2.等级分明 办公场所的整体安排 (1)办公桌椅 办公桌椅的样式、规格和颜色要与办公室内的装饰相协调。其款式多采用多平面转角平台。人坐在中间,右下方设置抽屉组合,左上方放置电脑,以适合使用电脑和读写等多种要求。有条件的可采用自动升降的办公椅,以适应工作人员的身体高度,方便工作。 除自然光外,办公室的光源布置应自然均匀而且柔和明亮。一般来说,在写字时,光源应来自左方;而打字时,光源最好来自两方,总之,以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜。会议室宜采用能集中与会人员的注意力和保持讨论态度的高光亮度。在通道内则宜采用使人感觉到平静的暗光。 (2)办公室的光线 (3)颜色 会议室:以浅色与中性的颜色为佳 会客室:以欢愉的、中性的颜色为佳 走廊:宜用明亮的颜色,因其缺少自然光线 休息室:休息室宜用蓝色和淡红色 私人办公室:视主人偏好而定 普通办公室:天花板宜用白色,墙壁颜色注意相互调和 (4)空气调节 26℃ 50% 通风 干净 温度 湿度 流通 清洁 (4)办公设备及用品 碳粉有毒,复印机宜放在通风良好的窗边,且尽量稍微远离

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