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OA需求分析与详细设计手册（第二分册） 行政文件 与办公事务管理系统 编制： 审核： 批准： 目录 一 编写目的 2 二 功能概述 2 2．1 公司收文 2 2．2 公司发文 2 2．3 工作请示（报告） 3 2．4 工作联系单 3 三 总体构架 4 四 公司收文 5 4．1 公司收文角色定义 5 4．2 公司收文流程 7 4．3 公司收文表单处理 13 4．3．1 收文表单 13 4．3．2 收文表单处理动作 15 4．4 文书信息处理 19 4．4．1 收文登记 19 4．4．2 辅助信息 21 五 公司发文 23 5．1 公司发文角色定义 23 5．2 公司发文处理流程 24 5．3 公司发文表单处理 30 5．3．1 公司发文表单 30 5．3．2 发文表单处理动作 32 六 请示报告 35 6．1 请示报告角色定义 36 6．2 工作请示报告处理流程 37 6．3 工作请示（报告）表单处理 42 6．3．1 工作请示（报告）表单 42 6．3．2 工作请示（报告）处理 44 七 工作联系单 48 7．1 工作联系单角色定义 49 7．2 工作联系单处理流程 49 7．3 工作联系单表单处理 52 7．3．1 工作联系单表单 52 7．3．2 工作联系单处理 53 八 会议管理 57 8．1 部门会议申请和抢注 58 8．2 公司领导批准会议 60 8．3 公司办秘书安排会议 61 8．4 会议查看 61 一 编写目的 本报告详细描述办公自动化系统基本功能、总体构架和各项功能，供用户确认，并提出修改意见。 二 功能概述 办公自动化系统包括公司的公司收文、公司发文、工作请示（报告）、工作联系单的管理，还包括以上系统运作过程中产生的文档与公司文档数据库的接口。 2．1 公司收文 公司收文，指公司的上级单位、国家管理部门、其它单位以红头文件的形式，发给公司的事务文件。 公司收文管理系统包括“公司收文审批承办流程管理”和“公司收文信息管理”两部份。 “公司收文审批承办流程管理”是对公司收文的拟办、领导批示、文书分发、部门承办过程的管理。 “公司收文信息管理”是办公室文书收到公外部文件后进行登记、提交拟办和收文审批承办流程完成后，将文件和处理表单存入文档数据库的管理。 2．2 公司发文 公司发文是指以公司名义，向外发出的包括企业制发和翻印、复印转发的事务文件 公司发文包括以下类别: 上行文，公司对上级单位、政府主管部门的事务文件 平行文，公司对公司外部平级的其它单位或不相隶属单位的事务文件 下行文，公司向内部所属部门或单位的发文 公司发文系统包括“公司发文起草、审核、签发流程管理”和“公司发文信息处理”两部分。 “公司发文审核签发流程管理”是公司内部各种发文的起草、审核、会签、签发、分发的流程过程的管理。 “公司发文信息管理”是文书在公司发文审核、签发流程完成后，将文件和发文处理表单存入文档数据库的管理 2．3 工作请示（报告） 公司工作请示（报告）是公司内部各部门就某一项工作直接向公司主管领导请示的报告所用的文件格式。 工作请示（报告）的流程管理系统是报告的起草、审核、签发、领导批示、部门承办流程的管理以及承办部门内部承办过程的管理，同时将处理结果保存。 2．4 工作联系单 工作联系单是公司各部门之间进行工作用的文件格式。 工作联系单管理系统是对工作联系单的起草、审核、签发、答复、传阅等整个过程的管理，同时将联系过程及处理结果保存。 三 总体构架 办公自动化系统的总体构架如下图所示： 上图说明如下： 公司收文、发文、工作请示（报告）、工作联系单的流程中每一步的流程信息（包括表单和附件）都随时保存在“公司流程数据库”中。“公司流程数据库”中的信息保存一年 公司收文、发文的流程运转完成后，都需要经过文书通过“公文收文信息管理”和“公文发文信息管理”，将流程表单和原文存入“公司文档数据库”提供公司利用 并且永久保存。 公司收文流程管理、公司发文流程管理、工作请示（报告）流程管理、工作联系单流程管理由公司全体员工根据自己的角色，在各环节中处理不同的工作。 “公文收文信息管理”和“公文发文信息管理”由公司办文书使用，进行信息处理。 四 公司收文 公司收文的审批承办的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色是通过处理“公司文件处理单”来完成的。 公司办文书负责公司收文的信息登记、提交办公室主任批阅。流程结束后，文书负责将公司收文保存到公司文档数据库。 4．1 公司收文角色定义 在收文处理过程中每个环节的角色如下图所示： 上图说明如下： 文书：负责收文信息登记和原文扫描处理，登记后将收文提给办公室主任批阅；负责根据领导的批示，提交承办、传阅或其它领导批示；负责文件分发；负责收文流程结束后，文件和文件处理单的归档。 办公室主任：负