知名物业公司信息管理制度.docVIP

1.目的 加强信息管理和信息共享，实现公司信息管理的透明化及扁平化，明确信息收集、分析及反馈流程，提高工作效率，为公司经营管理提供决策支持。 2.范围 适用于公司各部门。 3.职责 3.1总经理办公室是公司信息管理工作的主管部门，负责公司信息流程的制定，相关经营管理信息的收集、整合、传递、跟踪、分析及监督工作。 3.2各职能部门是相关业务信息的流转、管理和处理部门，根据职能分工，负责对业务信息进行分析、反馈工作。 3.3各部门经理负责本部门信息管理工作，对本部门信息管理工作的有效性、及时性和准确性负责。 3.4各部门信息员负责本部门信息工作的执行，对本部门业务信息的跟踪、收集、上传和下达，并对《信息管理制度》提出合理性建议。 4.方法与过程控制 4.1信息传递规定 4.1.1信息传递及时、全面。公司全体员工都应保持开放心态，及时、准确地将本部门或个人的工作信息传递到相关领导及其他相关职能部门，坚决杜绝“报喜不报忧”之情况出现，对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的，将追究其相应的责任。 4.1.2信息传递注意真实和完整。各部门间应以正常的信息传递方式传递真实、准确、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播对公司造成不良影响信息者，将追究其相应责任。 4.1.3信息传递应采取严格的保密措施。各部门及个人树立高度的保密意识，严格遵守信息传递流程及传递范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。 4.1.4信息传递应指定专人负责。各部门应确定专人为信息传递的直接责任人，主要负责信息传递、往来，电子邮件的发送、接收、转发及跟踪反馈，确保各管理处、分公司与公司间信息传递渠道的通畅。各信息员向公司及各部门、公司内网传递（上载）的各类信息，须经部门责任人确认后方可传递，传递时需有传递人署名确认，传递人对上载和发布信息承担准确、有效及相关责任。 4.1.5各部门人员向其他部门发送工作邮件需抄送本部门经理（负责人）或上一级主管人员，否则将视为无效信息。 4.1.6信息传递专用邮箱及帐号（部门邮箱）仅供工作使用，不得用于私人用途。 4.1.7不得利用INTERNET及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。不得利用互联网泄露公司机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息。不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件，不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。 4.1.8总经理办公室信息中心将定期对各账号使用情况进行监控、检查。 4.2 信息管理规定 4.2.1各部门向发送信息采用各经营管理业务信息整合上报的统一、固定格式。 4.2.2各部门及信息管理员需严格按照《上报信息内容列表》的规定执行。 4.2.3各部门除在规定时间内报送固定栏目信息外，还应及时将公司各类重要管理信息、重要会议、活动信息等，及时报送相关领导和职能部门。若部门开展正面重大活动或事件，如荣誉喜讯、社区活动等，部门应在活动（事件）发生后一个工作日内编写《物业信息快报》（格式见附件）发送总经理办公室信息中心，由信息中心负责将相关信息上报公司、集团相关领导或职能部门。 4.2.4如各部门发生负面事件，如重大质量事故、重大顾客投诉、法律纠纷等，应通过电话或电子邮件的形式，即时知会总经理办公室和品质管理部。且在事件发生后两个工作日内，将有关情况及处理结果报送总办信息中心和品质管理部，并继续跟踪情况，直至问题妥善处理完毕。 4.2.5如各部门当地媒体刊登有关公司的报道（尤其是客户投诉事件的恶意曝光），应即时通过电话或电子邮件的形式知会总经理办公室信息中心，由总经理办公室信息中心负责将相关信息转发相关领导或职能部门并跟进处理。 4.2.6业务部门应结合本部门的具体情况，制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度并及时适应公司规定更新，明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任，确保部门各项信息管理工作的顺利工展。 4.2.7各部门信息员岗位若发生变动，必须及时以邮件报总经理办公室信息中心，并完善各项交接手续，由前任信息员或总经理办公室信息中心对新信息员进行必要的培训，以保证信息管理工作的连续性。 4.3 分析处理流程 4.3.1 各部门上报的业务信息，由被主送部门负责进行整合、分析、处理或反馈。 4.3.2由被主送部门负责人视具体信息内容，选择提交、知会公司高层领导、其他相关职能部门或相关分公司主管领导，并就有关事件、部门或人员提出处理意见。 4.4 信息反馈渠道 4.4.1总经理办公室负责编辑固定信息栏目《物业管理信息月报》。 4.4.2总经理办公室负责编辑固定信息栏目《公司各部门月度工作计划完成情况简报》，并在每月初5个工作日内发送部门经理以上人员。 考核办法 5.1对各部门的信息考核办法采取十分制，根据附表一《信息