文书与档案实务.doc.docVIP

文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则、体式。从使用范围来看，文书可划分为私人文书和公务文书两大类。私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等；公务文书即公文，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书。 　　公文是公务文书的总称。文件则有两种含义：一是指政府机关、社会团体和企事业单位的正式发文；另一是指反映职能、政策、技术、活动等具有保存、查考价值的文字或声像材料，如工作总结、会议记录、重要活动的录音、录像、照片等。 　　档案是指使用过的、已经办理完毕、具有保存价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。 　　文书与档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务。每一个文员必须能够掌握并熟练操作。 　　? 　　1．公务文书的特点和作用 　　? 　　公务文书的作者是党政机关、社会团体和企事业单位及其负责人。公务文书的这些特定的作者必须依据党和国家的方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。 　　公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映各项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。 　　公务文书在制作上应该按常规的格式和各种类的结构写作，在处理上有一定的程序和制度。包括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等环节。撰制和处理公务文书的全过程，就是文书工作。 　　? 　　2．公务文书的种类与格式 　　? 　　2．1 公文性文书的种类 　　? 　　按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种： 　　①命令（令）；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。 　　? 　　2．2 公文的格式 　　（有文件样式） 　　公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。 　　（1）版头。将发文机关的全称或规范化简称加上“文件”（也可省去）二字，用红色大字居中套印在公文首页上端。 　　（2）发文字号。由机关代字、发文年度、发文顺序号组成，发文年度加括号。下方用红线与标题隔开。 　　（3）印刷顺序号。即公文份数的顺序号，标注在公文首页左上角。 　　（4）密级。分绝密、机密、秘密三级，标注在公文首页左上角、印刷顺序号下方。 　　（5）紧急程度。“急”或“特急”，标注在公文左上角，密级下方。 　　（6）签发人姓名。标注在发文字号右侧。此项只在报告和请示中出现。 　　（7）公文标题。一般由发文机关、事由和公文种类组成。 　　（8）主送机关。指收受、办理公文的单位，写在正文之前，标题之下，顶格。 　　（9）正文。公文的主体部分，写文章的具体内容。 　　（10）附件。正文内容的辅助部分。其标题置于正文之后、发文机关名称之前。 　　（11）发文机关。指制作公文的单位，使用机关的全称或规范性简称。 　　（12）成文日期。成文日期以公文签发或会议通过日期为准，写于公文末尾，发文机关右下方。 　　（13）机关印章。用印位置在发文日期上面，上不压正文，下要骑年盖月。除有特定版头的普发性文件外，正式行文都应加盖机关印章。 　　（14）注释。校注于成文日期之下，主题词之上的偏左位置。它是对正文中有关名词术语的注解，用以说明正文中不便于说明的事项。 　　（15）阅读（发送）范围。加括号标注在成文日期的左下方。 　　（16）主题词。概括地表述公文内容和归档的规范词，标引在公文最后一页的下端，抄报、抄送单位上端。 　　（17）抄送单位。包含抄报、抄送、抄发单位。 　　（18）印发说明。内容包括公文制发部门、印发日期、印发份数。 　　? 　　3. 文书处理的内容和方法 　　? 　　文书处理的内容和基本任务包括： 　　（1）发文：从文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列处理环节。 　　（2）收文：从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。 　　（3）管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。 　　（4）立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。 　　? 　　3．1 收文处理 　　? 　　文秘人员收到文书以后，必须按照一定的程序对所收文书进行处理，这些程序包括： 　　（1）签收和拆封。文秘人员在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点，做到四个“查清”： 查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收； 查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致； 查清文件封口是否破损，包装是否牢固； 查清文件的登记件数与实有件数是否相符。 　　文书人员只