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文书档案整理操作步骤 （装 盒） 宣传科（03） 办公室（01） 城管科（02） Y 30年 10年 Y 30年 10年 Y 30年 10年 1-5 1-2 3-4 5-9 1-6 1-2 1-4 1-3 4-6 1-4 1-2 3-4 1-2 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 2 3 1 盒号 件号 一、部门设置： 由档案室牵头、汇总，各部门配合完成《单位各部门代码索引表》 例： 部门 代码 办公室 01 [部门用两位数字表示] 办公室秘书科 0101 [部门下属科室用四位数字表示，前两 位表示部门] 二、归档部门 [手工工作] 1、备盒： ⑴ 每个保管期限预置1个，且封面盖单位横条章，待装满后添置新盒。 ⑵ 盒脊背填写相关内容（年度、全宗号、保管期限、机构、室编盒号、起止件号），其中室编盒号、起止件号先用铅笔填写，到年底移交档案室之前统一盖章。 年 度：文件归档相应年度 全 宗 号：区档案馆给立档单位编制的全宗代号 保管期限：永久、30年、10年分别以Y、30、10表示 室编盒号：填写部门盒号，要求同一年度同一部门、 同一保管期限下为一流水号 机 构：负责文件整理归档的部门代码，要求档案室以2或4位数字形式建立各部门代码索引 起止件号：每盒的起止件号，要求同一年度同一部门、同一保管期限下为一流水号 2、鉴定：将所有部门承办的文件分为归档文件、不归档文件，并依据本单位制定的《文书档案归档范围和保管期限表》将归档文件划分保管期限。 3、装订：归档文件以“件”为单位，每份文件用不锈钢订书钉或三孔一线装订。 4、编页：在每份文件右上角编写页号，每份文件为一流水号。如果文件自带页码，可以不用重新编写。文件阅办单和因保护原件而产生的复印件不计页。 5、盖章：归档文件在正文右上角空白处加盖件号章并填写相应内容。件号章内容包括全宗号、机构、保管期限、页数、室编盒号、件号、年代等项目。馆编盒号不填写。 件号章格式： 6、装盒：文件按件号章中数据装盒。 全宗号 1 年代 2007 机构 01 期限 30 页数 10 件号 18 馆编盒号 室编盒号 2 三、归档部门 [机器工作] 今易软件 用户名 TJDAJ 口 令 TJ 当文件装满一盒后，即可进行相应的计算机操作。 1、设置：在软件内设置归档部门。 操作步骤：系统维护→归档维护→添加→左格内填写部门名称、右格内填写以2或4位数字形式的部门代码 注：部门内科室合用机器，在机器内分别设置各自部门代码，档案室机器中应设置全部索引代码 2、录入： ⑴操作步骤：文书档案 → 文件级管理 → 装盒 → 录入（具体字段参考下面录入说明） → 保存（录入下一条按追加） ⑵文件级装盒管理数据库字段录入说明 ①文件档号：[按字段后面 . . . 进入] 格式：组织机构－全宗号－年度－保管期限－归档机构－盒号－件号 全 宗 号：5位数，单位的代码 年 度： 4位数，归档年度 保管期限：选择永久、长期[代30年]、短期[代10年] 归档机构：归档部门 盒 号：6位数，永久、30年、10年为3个流水号 件 号：4位数，在最低级类目中流水 ②题名：字数限定48个以内，数字、符号均用半角（英文状态下录入），补充或缩写标题应用 [ ] 括起来 ③文件编号：联合发文有本单位参与的只填本单位文号，无本单位的只填第一责任者文号。年度以4位数字表示，并用[ ]括起来。 ④责任者：遇有联合发文，输入主要责任者 ⑤保管期限：文件保存期限，分为永久、长期[代30年]、短期[代10