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办公自动化“电子文件 档案”的发展趋势 　　摘 要：办公管理是公司十分重要的日常工作，企业信息网和办公自动化系统是实现部门内部、部门之间信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息基础设施。办公自动化管理可以提高人员工作效率，规范工作流程，有利于对各类资料建立档案；有利于对文件进行系统管理，提高政策的完整性和连贯性。现在以计算机和通讯技术为主要手段，利用我厂完善的网络应用环境和办公应用系统，为公司提供信息服务、档案管理服务，为领导决策和部门办公提供服务，节约办公费用。 　　关键词：办公；自动化；文件；档案；发展；趋势 　　1 电子文件的含义 　　我们的社会正处在日新月异的电子时代。电子计算机技术、光盘存储技术、网络通讯技术在办公室领域和文件形成与交换领域的应用日益广泛，使得以传统方式形成和传递的纸质文件材料，都可以使用电子计算机来进行处理，从而产生了大量的电子文件。电子文件依其产生的工作领域可分为办公及信息交流的事务性电子文件和记录生产或科研活动的技术性电子文件；依据信息结构、媒体类型和用途可分为：文本文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、命令文件和数据文件等等。 　　2 电子文件的形成及特点 　　电子文件最早出现在美国和日本。它的产生是人类社会政治、经济和文化发展的必然结果。科技的进步、办公效率的提高以及政治、经济、文化的发展，对办公信息的处理提出了高效率、高速度和低费用的要求，这就使办公自动化应运而生。此后，以计算机技术为代表的现代办公设备，自动处理和管理各类信息，从而形成了大量的电子文件和电子档案。总之，实现办公自动化电子文件、电子档案是现代发展的趋势。 　　3 办公自动化的应用 　　计算机技术和通信技术被广泛地应用到办公室的日常工作中，这从根本上改变了传统的办公方法，同时，对机构内部的文件管理产生了巨大的冲击。随着现代化、信息化建设步伐的加快，新型的网络化办公方式向传统的“公文往返式”办公提出挑战，方便、快捷的电子政务得以推广。 　　在我厂也采用了先进的开发工具，使得开发出来的系统界面友好，使用方便。系统从功能上基本覆盖了我厂的各个单位、各个部门，企业内部实现了网络互连，并从技术上达到了“无纸”办公的要求。 　　3.1 公文管理 　　公文管理是一项重要日常工作，其中包括对收文、发文、会签文、杂件等的管理，涉及到单位之间及单位内各部门。 　　本系统通过计算机实现对文件的起草，审批、签发、发送、传阅、查询、登记、催办和归档等主要过程。不仅可以取代收发文登记等手工操作，而且还能够自动生成发文，实现公文管理自动化。 　　该程序具备一些功能： 　　（1）收文管理。收文管理里面具备收文登录、拟办、办理、催办、借阅和归还、查询、打印、数据备份等功能。 　　（2）发文管理。发文管理具备发文的登录、会签、查询、打印、数据备份等功能。 　　（3）公文运转。公文运转应包括收文中的公文运转、发文中的公文运转、公文自动立卷。 　　3.2 档案管理 　　档案管理是又一项重要日常工作，是对单位各种重要文件存档、调阅等业务进行管理的系统。本系统通过计算机实现对文件种类、标识等要素予以归类管理和借阅管理；建立查询记录，统计分析等功能。实现档案管理自动化与公文管理相结合，可实现文档管理一体化。 　　3.3 初步实现办公自动化 　　以办公自动化为例，它区别于传统的“手工办公环境”，计算机和电子通讯设备取代了纸、笔，实现了机构内部人事部门、财会部门、办公室等部门之间，以及这些部门和外部机构之间的信息及文件的传递。各部门的电子文件生成之后，通过电子数据通讯网络传递，实现无纸的数据交换和自动处理。 　　以前业务活动中产生的大量繁琐的文件、单据、表格都以电子的形式在计算机及其网络上制作、寄送和处理，它加快了业务处理的速度，提高了工作的效益，因此不少政府和大型企业都对办公自动化情有独钟。 　　办公自动化能提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关、部门实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅，许多原本繁杂的工作都在手指的点击下轻松完成。 　　4 电子文件控制原则 　　电子文件的生成、处理，必须依赖于计算机才能够实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成，传递和识别，亦无法对电子文件进行任何管理行为。 　　电子文件可以在不同的计算机之间通过网络进行相互传递，也能够在不同的载体之间相互复制，而信息本身不发生任何变化，这样就要保证文件的真实性、完整性、有效性原则。 　　4.1 真实性保障原则 　　电子文件的真实性是指文件的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。随技术环境迁移，法律凭证作用维护其真实性很困难。主要原因：一是电子文件的易变性