办公物资采购及物资管理办法20140303.docVIP

办公物资采购及物资管理办法 （初稿） 为进一步加强公司办公物资采购用物资管理、节约开支、降低成本，提高办公物资设施、设备的利用率，加大效能监察力度，切实保证公司正常办公需要，特制定本办法。 一、总则 1、公司行政部为办公物资采购及物资管理的归口管理部门，按计划统一采购、统一发放，其它任何部门和个人不得擅自购买。 2、各部门要支持厉行节约的原则，自觉降低物资消耗、节省开支。 3、各部门办公室的办公物资按公司要求统一配备、统一安排。 4、行政部严格依据各部门办公物资计划按需分批发放，并建立健全办公物资领用台帐。 5、综上所指办公物资含办公设施、设备、办公用品、保洁用品、食堂物料、员工工装等。 二、办公物资采购 1、办公物资采购员必须充分掌握市场信息，据市场物资价格情况、预测市场供应变化，为物资采购提出合理化建议。 2、严把质量关、认真检查物资质量，力求价廉物美、供货及时。 3、严格按采购计划办事，执行物资预算，遵守公司财经纪律。 4、外加工订货，要对厂家的生产环境、规模、经济实力、诚信度用物资的性能、规格、型号等进行考察，将结果与使用部门协商，择优订货。 5、签订合同必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则，造成的损失由采购人员负责。 6、定时盘点库存，既做到购货迅速，也要减少运输中转环节，降低库存量。 7、物资采购前根据各部门所报计划先检查库存数量，避免盲目采购造成库存积压和浪费。 8、物资采购实行审批制，采购前需填写采购单（附表5）。采购总额在2000元以下的由部门负责人审核后，交分管副总理审批，2000元以上（含2000在内）的由部门负责人审核后交分管副总和总经理审批。（因特殊原因急需的物品，可应急购买） 9、非计划内物资采购需填写物品请购单（附表4），部门负责人负责审核，相关部门及分管领导审批后交行政部采购。 10、物资采购实行归口管理制，办公物质统一由行政部购买，副总经理负责全程监督，未经总经理批准，其余部门及个人不得擅自购买，否则一律不予报销。 11、物资采购推行竞价制，原则上要做到价比三家，保证物美价廉。对批量的办公物资施行比质竞价，择优采购或限价采购。 12、物资采购实行质量责任制，采购人员对所采购物资的质量负有全部责任，如因职而采购优劣产品，采购人员应负有经济赔偿责任。 13、严禁采购人员收受回扣，如有收受回扣，一旦查证，除全额追缴回扣款项外，还应视情节轻重给予相应处理。 三、办公物资管理 1、各部门每月25号前，按统一格式报下月办公物资计划表（附表1）注明物资名称、规格、型号和数量，由部门负责人负责审核，分管领导审批后交行政部。 2、各部门需领用计划以外的办公物资，必须提前一个星期补报办公物资计划表。补报计划表表头应加补报二字，经部门负责人、分管领导审核、总经理批准由行政部办理。 3、行政部根据各部门的物资计划，结合库存情况拟定下月办公物资采购计划，总经理审批后集中采购。 四、厂区食堂管理 1、行政部负责食堂和食堂仓库的日常管理，每月15号和30号盘点仓库并将库存明细报与副总经理和部门负责人。 2、行政部采购人员根据当月就餐人数按人均定额预借生活费，月底报帐。（伙食费管理细则另行制订） 3、行政部采购人员每月15号和30号分别将食堂采购明细和费用明细报与副总经理和部门负责人。 4、公司内部人员使用食堂雅间招待客人，需提前3小时通知行政部并填写招待申请表(见附表7)；行政部采购人员负责食堂招待安排，并统计费用。 五、物资入库管理 1、办公物资移交须经采购人、物资管理发放人，按照实际型号、数量、金额、质量进行清点检查无误，填写办公物资入库单（附表八），需附采购明细清单复印件，双方签字认可。 2、办公物资的入库由物资管理发放人凭入库单直接办理入库手续。 六、物资出库管理 公司仓库共设三处，分别为食堂仓库、行政1号仓库、行政2号仓库。食堂仓库主要存放食料等物资，行政1号仓库存放日常办公用品，行政2号仓库存放日常生活用品、工服、被褥、礼品等物资。以上仓库出库时严格执行出库流程，领取物品的相关人员必须填写申领单（附表2），物资发放管理人员要做到见单放货，行政部负责统计每季度物品消耗情况，并制作使用对比表，做到节约物品，物尽其用，杜决浪费。 1、办公物资领用按各部门上报的计划，填写申领单（附表2）分批领用。 2、各部门根据实际需要填写申领单，经部门负责人审核后直接到行政部办理领用手续。 3、特殊情况所需的办公物资，必须注明用途、原因及领用时间经总经理或分管副总批准后，到行政部直接领用；对仓库没有的库存物资，行政部按照限价采购方法及时购买，并纳入下月物资采购计划