时间管理魔法术精要.pptVIP

有言曰：「一個今天值兩個明天。」聖經箴言也教訓說：「再睡片時，打盹片時，抱著手躺臥片時，你的貧窮就必如強盜速來，你的缺乏彷彿拿兵器的人來到。」（二十四章33、34節）謹以此文共勉之，讓我們都善用上帝賜下之時間，成為時間的好管家。 時間管理結語 作業與練習 會議的成本如果仔細算算看，就不得了了。以中國人最常有的5至8人會議而言，如果會議是3個小時左右，參加的成員都是中階主管時，大概所需成本是一萬五到兩萬左右。高階主管則需兩萬五到四萬之間。如果同一時間想要賺進這筆錢，而公司的毛利率不過10%左右，那麼可能要做15萬到40萬的業績才賺得進來。所以，與其在辦公室空談，倒不如同一時間到外面去找尋生機較為合理。 如果去一家公司求職，一定不要忘了問問這家公司『開會』多不多。如果對方說很多，那可能表示這家公司管理很多問題，需要不斷的開會來解決，這種公司，命運堪憂，不去也罷。 『會議』在行政溝通中，屬於平行溝通的一種。其他兩種叫做上行溝通及下行溝通。平行溝通顧名思義是平輩的溝通，是平起平坐的溝通，所以倚賴的是共識與瞭解。可惜，中國式的會議多半請的是一個『高級主管』當主席，所以會議經常流於「爭議」、「報告」、「聽訓」等過程，而無「決議」產生。這類會議通常有 3：3：3 模式。 何謂 3：3：3 模式？可以用兩個方向來解釋。 第一個 3：3：3 就是，會議前事情已決定了三分之一；會議中決定三分之一；會議後再決定三分之一。 另一個 3：3：3 就是，會議中前面三分之一的時間，用來「主席報告」，此時大家尚在暖場，並未進入情況。中間的三分之一時間，叫做「議案討論」，這時與議題相關的人會很清醒，其他的人則仍究不明就理，直到最後三分之一的時間，是「議案表決」，這時大家才快馬加鞭「大事化小」、「小事了了」。也就是到了最後那個三分之一，才會有個「雖不滿意、但可接受」的結論。 瞭解這個會議的模式之後，我們幾乎可以想到幾件事，會議是「時間多少」、「人數多少」並沒有多大的意義，或許，「時間愈短」、「人數愈少」反而更能凝聚共識。如何做到「會議的時間管理」，下列幾點可以做為思考的依據： 第一，會議時間下午比上午適當。 原因是，上午是黃金時段，需要做比較思考周密的工作。會議本來就是一種低效率的管理行為，所以，千萬不要將高效率時段用來做低效率結果的事，是一種極大的浪費。每週一的下午及週五的下午是管理的黑暗期，最不適合開會或做任何決定。最好也不要用來開會，避免「議而不決、決而不行」。 第二，會議時間以六十至九十分鐘最恰當。 重要會議不要超過九十分鐘；一般會議六十分鐘就一定結束。 第三，採用分點而非整點開會。 時間有遞延效果，例如，早上九點開會開到十二點；十點開也會開到十二點；十一點也會到十二點結束；因此，我們若能在九點四十五分開到十一點；或在下午三點半到四點半，那會前、會後就有更多時間進行準備和溝通。 第四，會議場所主席要背對大門。與會者面對大門，會使遲到的人心生恐懼而減少遲到。遲到的人永遠有遲到的習慣，不是為了特定的原因。如果能避免遲到，會議避免常常中斷，也可以節省時間。第五，會議的人數愈少愈好。不要因為這件事只有一點點相關，就找一個人來開會。只要會後把結果告訴這個單位或這個人就很好了。 第六，儘可能採用電話會議或電傳視訊會議。現時許多的事業體都會有辦公室以外的人參加會議，外地及跨國的差旅費異常昂貴，如果說用視訊會議系統，可以減少非常多費用。第七，主席需經過議事議程訓練。許多主席本身就不知道如何主持會議，主席所負責的是確保議事議程順利進行，以及時間控制得當，而不是要來訓話或是做裁判的。否則何必開會，只要主席指示就免得浪費大家的時間了。 第八，會議避免例行性。參與會議的人會有個習慣，如果每週三開會，則待議的事都會到週二才會進行協調或準備。會議如果每週一次，可以規定每週二或四下午。「或」這個規定有彈性，就由「例行性」變成「經常性」，在管理上就更符合時間控制的要求。第九，會議室不可太過舒適。安逸的環境延緩會議的進行；尤其不可的是有電話，茶點，或有扶手靠背的沙發，這樣像是來養老的，不像來解決問題的。會議中不可有任何干擾，包括送資料、茶水或接電話都是禁忌。 第十，會後紀錄應於72小時內送交與會人員跟催。會議紀錄需經與會人員簽字，及主席認定內文無誤之後再傳交與會人員。每件跟催事項都要有窗口及時限。因為，「時限」代表「實現」。第十一，會議資料及設備需先妥備。常聽見有的人走到樓梯口都還在問：今天開甚麼會？議程中也最好寫清楚，主席報告幾分鐘，每項議題討論的時間。這在標準的國際會議裡都會有，而一般的會議大都很馬虎了。 簡單的說，會議並不是很好的管理方式，更是時間管理和辦公室效率的一大殺手，如果能不開就不開，非開不可就要減少人減少時間。未來，移動