照片档案管理规范精要.pptVIP

一、概念介绍 1、照片档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 2、芯页 用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。 二、照片档案管理现状 国家关于照片档案的管理规范 国家技术监督局2002年批准发布国家标准《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002 照片档案存在的问题： 1、收集不全。 2、整理凌乱。 3、装具混乱。 尤其是收集不全的问题特别突出： a材料不全 b底片不全 c照片说明不全 三、照片档案的作用 1、 历史记录的真实见证。 2、维护单位利益的旁证。 3、 基建维修的依据。 四、照片档案的收集 1、范围(七个方面) a 本单位各种重要工作会议的照片。 b 领导人、人民代表、著名人物等参加本单位或本地区有关的重大公务活动的照片。 c 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 d 记录本单位或本地区重大事件(反映主要工作职能工作成果)、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 e 本单位获得各种荣誉的照片。 f 与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基建档案的补充) g 其它具有保存价值的照片。 2、归档时间 a 随时归档（重大活动） b 定期归档（平时活动） c 阶段性工作结束归档 五、照片档案的整理 1、照片档案的整理原则。 有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的原则。 照片档案分为照片和底片两大部分，底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。 4、照片档案的编号 A 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码 格式一：全宗号-保管期限代码-册号-张号 格式二：全宗号—保管期限代码—张号 B 底片的编号 1)、与照片分别编号法（必须相互填写互见号） 2)、与照片合一编号法 底片编号格式：全宗号—保管期限代码—张号 全宗号：档案馆给立档单位编制的代码 保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表“永久、长期、短期”（照片档案规范还未修改，建议采用数字代码） 册号：在保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号 张号：格式一中的张号是指在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号 照片编号举例： 格式一 如：107-1-1-1 (张家口市档案局,永久，第1册，第1张照片） 107-1-2-1（张家口市档案局，永久，第二册，第1张照片） 格式二 如：107-1-1（张家口市档案局，永久，第1张照片） 107-2-1（张家口市档案局，长期/30年，第1张照片） 5、照片的入册 1）照片册一般由297 mmX 210 mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。 2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。 3）大幅照片的放置 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。 6、照片底片档案的装具式样 照片档案的案卷格式 1、封面，芯页，内封面。 2、内封面的填写。 档号、案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限。 7、单张照片说明的填写 说明格式 题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时 间： 摄影者： 文字说明： 说明的内容 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地点、事由等要素尽可能齐全。 照片号：107-1-1-1 底片号：107-1-1 参见号：文书档案107-2007-Y-12 科技档案G-J-21 摄影者：一般写个人必要时可加单位。 摄影时间：用八位阿拉伯数字年月日， 文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。 8、大幅照片说明 单张照片的说明，可根据照片固定位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。 大幅照片可另附纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，