采购与付款内部控制制度——建安要点.docVIP

采购与付款内部控制制度 建安行业 （讨论稿） 安永會計師事務所 2005-08-16  目 录 第一章 总则 3 第二章 岗位分工与授权批准 4 第三章 供应商的管理 6 第一节 供应商的初审 6 第二节 供应商的准入 7 第三节 已准入供应商采购过程管理 7 第四章 事业部集中采购管理控制 9 第一节 采购计划 9 第二节 请购与审批 10 第三节 采购 11 第四节 订货 14 第五节 验收 16 第六节 付款 17 第五章 项目部自行采购管理控制 18 第一节 采购计划 18 第二节 请购与审批 19 第三节 采购 20 第四节 订货 20 第五节 验收 20 第六节 付款 20 第六章 监督检查 21 第七章 附件 23  总则 目的和依据：为了促进集团公司及下属事业部内部控制建设，规范事业部行为，加强企业内部监督和管理，提高企业经营效益，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计制度》和《内部会计控制规范》及其他相关法律、法规，结合北京建工集团的经营管理特点，特制定《北京建工集团采购与付款内部控制制度》（以下简称“本制度”）。 适用范围：本制度适用于北京建工集团公司建安行业事业部，其他性质单位可参照执行。 内部控制的基本任务：根据本制度完善企业内部控制的机构建设，建立和健全企业内部控制的实施规则，监督和检查事业部对公司各项制度的执行情况，防范和化解各类风险，为企业的运营提供良好的内部环境。 内部控制的基本要求：事业部和个人必须严格遵守企业内部控制制度的各项要求，促进各项内部控制工作的顺利进行，明确责任，相互配合，并接受各级领导部门的检查和监督。  岗位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。请购与审批询价与确定供应商 采购合同的订立与审采购与验收采购、验收与相关会计记录付款审批与付款执行。事业部应当对业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理的职责范围和工作要求。审批人应当根据授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。并及时向审批人的上级授权部门报告。 采购部门内部组织：采购部门是整个采购工作的核心组成部分，为构建高效的采购系统，除各部门进行相互配合外，还必须加强采购部门内部的组织控制，即对采购部门内部的人员进行必要的分工，建立岗位责任制，明确各自的职责和权限。按采购部门内部职责划分可建立采购经办人和采购审批人两种岗位。 采购审批人职责 全面负责采购工作的组织，制定采购部门工作目标与政策； 制定采购内部控制制度，加强采购业务的内部控制与管理； 编制年度采购计划和采购预算； 协调采购部门与其他业务部门间的关系，负责信息沟通； 负责重要物资的采购和重大采购合同的签订； 对采购执行人员进行合理的分工和授权； 组织采购人员的培训； 组织对采购人员进行绩效评价。 采购经办人员的职责 根据采购审批人员分配的任务，积极寻找货源，了解物资行情，选择供应商，经办一般性物资的采购； 在授权的范围内，具体负责与供应商谈判价格、付款方式和交货日期等，签订购货合同； 降低采购成本，减少资金占用，提高采购效率； 对越过授权范围的采购问题应及时上报，经批准后处理。 集团公司和下属事业部应配备合格的人员办理采购与付款业务。办理与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。  事业部在进行供应商选择过程中遵循择优选择的原则，并同时优先考虑通过国家或相关机构认证企业和与公司有成功合作经历的企业; 供应商初步评估前，采购员对初选供应商资格确定基本标准，对于不满足基本标准的供应商不允许入选。 事业部应选择具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识企业；积极的合作态度；具有优势产品资源的供应商；并选择相对有利供配货地理区位。对于同一类物资原则上应有3-5家合格供应商入选，对于垄断性行业或由于技术原因合格供应商数量无法达到3家的须说明原因，报采购部门主管审批后由供应商管理员管理。对于进口商品合格供应商的初评，要求供应商提供的资质证明按国际惯例执行。 供应商初步评估流程流程说明： 采购员根据采购计划上所列使用单位需求以及物资管理需求，寻找物资供