档案管理学课件2010祥解.ppt

四、档案检索工具的编制 1 目录：目录是将档案的著录条目，按照一定的次序进行编排而成的检索工具。如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等，有书本式、卡片式、缩微式、机读式等。 2 索引：索引是将档案材料的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来而形成的检索工具。如文号索引、人名索引、地名索引等。 3 指南：指南是以文章叙述的方式，综合介绍档案馆和档案全宗情况的一种检索工具。 第二节 档案利用 一、概述 档案利用是指以利用者为服务对象，以提供档案馆（室）库藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。 档案利用是档案价值的最终体现。 （一）档案利用工作的要求 1 熟悉馆藏，了解需求（相当于了解图书馆馆藏） 2 研究用户，提高水平（研究读者） （1）档案利用者的类型和特点；（2）档案利用的内容和规律。 3 严守保密规定，把握开放规律 4 保护档案实体，开发档案信息 5 改变服务方式，拓宽服务内容 二、档案利用工作的方式 （一）阅览服务：一般不外借（阅文室） （二）外借服务：严格审批手续 （三）制发复制件 （四）举办展览：如西藏一直受中央政府领导，是中国的一部分（利用馆藏明清档案进行展览） （五）制发证明 （六）咨询服务 （七）数字档案信息服务 1 提供备份：原件数字档案不直接提供利用，备份 2 网络服务 三、开放档案 开放档案就是将可以公开的和保密期限已满的档案文件向社会开放。 国家规定“一般应当自形成之日起满30年向社会开放”。 第三节 档案的编研 一、档案编研工作的内容 档案编研工作是以库藏档案为主要研究对象，以社会需求为目的，通过对档案内容的编辑、归纳，形成系统的档案信息加工品，主动、直接为社会各方面工作服务的工作。 1 编写档案参考资料 2 汇编档案文件或编纂档案史料（职称文件汇编） 3 编史修志和撰写学术著作与文章 二、档案编研工作的意义 1 是档案工作走向主动服务的有效方式； 2 保护档案原件的科学措施：不频繁利用原件； 3 检验档案部门工作水平的重要标准。 三、档案编研材料的编制方法 （一）档案史料汇编：选题、选材、加工、分类与排列、编制辅文。 （二）重要文件汇编：确定收录范围、分类及排序 （三）档案文摘 （四）参考资料：大事记、组织机构沿革、基础数字汇集、专题概要 （五）年鉴 第十章 专门档案的管理第一节 人事档案管理 一、人事档案的特点和作用 1 人事档案的特点 人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的、记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字等各种形式的历史记录。 特点：现实性、针对性、动态性、机要性 2 人事档案的作用 （1）知人用人的可靠依据 （2）个人经历的真实凭证 （3）人才选拔的信息资源 （4）编史修志的宝贵资料 二、人事档案工作管理体制和工作机构 1 人事档案工作管理体制 2 人事档案工作机构设置 三、人事档案的收集和鉴别 （一）人事档案的收集 1 归档范围 2 归档要求 （二）人事档案的鉴别 1 鉴别的原则和要求：取之有据，舍之有理 2 鉴别的内容和方法：是否属于本人的人事档案 3 剔除材料的处理：转出、退回、留存、销毁 四、人事档案的转递 （一）人事档案转递的要求和方式 1 要求：及时、准确、安全 2 方式：零星转递、成批移交 （二）转递工作的程序和手续 1 转出：做好转出登记 2 接收：手续 第二节 会计档案的管理 一、会计档案的特点和作用 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 1 特点：专业性、整体性、广泛性、固定性 2 作用：依据作用、参考作用、证据作用、史料作用 二、会计档案工作的管理体制和机构 1 会计档案工作的管理体制：《会计档案管理办法》 2 会计档案管理要求：《中华人民共和国会计法》 三、会计档案的收集 1 收集的要求 2 会计档案的归档 3 会计档案包装材料 四、会计档案的整理 1 整理工作的原则和内容 2 会计档案的分类 3 会计文件的立卷 4 会计档案的编目 五、会计档案的鉴定与销毁 1 会计档案保管期限的确定 永久、定期两种，定期分为3年、5年、10年、15年、25年。 2 鉴定步骤与方法 3 会计档案的销毁 第三节 声像档案的管理 一、声像档案的含义及特点 1 含义 2 特点：真实性、广泛性 二、照片档案的管理 1 照片档案的成分 2 照片档案的种类 3 照片档案的收集 4 照片档案的整理：底片、照片 5 照片档案的保管：包装材料、保存环境 6 照片档案的利用：复制、编辑画册、展