办公室管理制度摘要.docVIP

办公室管理制度 为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 一、公司办公室主任为本制度的第一责任人 二、文件收发规定 第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。 第二条 文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。 第三条 文件和原稿，由办公室档案室分类归档、保存备查，文件的归档范围按公司“伏尔特技术有限公司文件归档范围”的规定执行。 第四条 属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围，秘密文件按“涉密范围及规定”，由专人印制、报送。 第五条 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。 第六条 外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。 传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实。 文件需要各部门及公司相关领导流转或签署意见的需要填写“文件流转单”。 往来信件登记表 类别 日期 信件发送地址及邮编 电话 收件人 发/接人 办理人 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 收 发 三、公司邮件、信函收发制度 第一条 全公司邮件、信函等由办公室负责收发。 第二条． 第三条 外发邮件、信函要求。 1．各部门因公需外发邮件、信函，经办人员应于每天下午15点以前将发送物品及信件送到办公室，并填写“往来信件登记表”。 2．每天下午15：30点以前，公司办公室将当日外发邮件、信函送出。 第四条 外来邮件管理 1．外来邮件办公室负责签收分发，有具体收件人及部门的邮件交收件人及部门，办公室不得拆封，没有明确或清晰的收件人及收件部门的邮件办公室方可拆封，在明确其内容及目后送交相关部门及人员。 在签收外来文件时，收发人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁文件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由办公室通知收件人到办公室当面签收。 3．公司一般邮件、信件和公司内职工私人信件，由办公室登记后，在公示牌公示，接收部门及接收人到办公室领取。 4．公司重要往来邮件、信函，办公室登记后应及时送交接收部门及接收人并在“往来信件登记表”登记。 5．不论公私邮件，办公室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；对外来信件应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原由。 6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在办公室通知发出后，应随即到办公室领取邮单，并及时处理，超期罚款，办公室概不负责。 四、公司文件管理规定 （一）总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。 第三条 按照公司“文件归档范围“归档，按照公司“涉密范围及规定”报送、查阅、复印、传递、保管。 （二）收文的管理 第四条 公文的签收 1．公司外来文件在没有明确签收人及部门均由办公室人员登记签收，有具体收件人及部门的文件交收件人及部门办公室不得拆封，收件人及收件部门不清和没有明确收件人及部门的办公室方可拆封，在明确其内容及目后送交相关部门及人员。在签收外来文件时，收发人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁文件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 第五条 公文的编号保管 1．办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司领导亲启文件，领导启封后也应，分别交办公室办理正常手续。 2．外出人员开会带回的文件及资料应及时送交档案室进行登记编号保管，不得个人保存。 第六条 公文的阅批与分转 凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。 第七条 文件的传阅与催办 1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转