《文件管理培训》.pptVIP

文件管理培训教案 一、培训目的 A、了解文件控制系统程序，确保各部门文件管理及使用达到合理化、标准化； B、了解我公司文件的基本类型、文件编号原则及文件更新、申请程序； C、确保各使用场所能及时得到文件的最新版本，防止误用失效文件。 二、标准内容 ISO9000——质量管理体系对文件的控制有如下要求： 1、总则：质量管理体系文件应包括：a）形成文件的质量方针和质量目标；b）质量手册；C）本标准所要求的形成文件的程序；d）组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件；e）本标准所要求的记录 注1：本标准出现“形成文件的程序”之处，即要求建立程序，形成文件，并加实施和保持。 注2：不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度取决于：a）组织的规模和活动的类型；b）过程及其相互作用的复杂程度；c）人员的能力。 注3：文件可用任何形式或类型的媒体。 2、质量手册 组织应编制和保持质量手册，质量手册包括： A）质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理； B）为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用； C）质量管理体系过程之间的相互作用的表述。 3、文件控制 质量管理体系所要求的文件应予以控制。 应编制形成文件的程序；以规定以下方面所需的控制： 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的； 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 确保在使用处可获得适用文件的有关版本； 确保文件保持清晰、易于识别； 确保外来文件得到识别，并控制其分发； 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识； 4、记录的控制 应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 注：以上为质量管理体系标准对文件的要求，环境管理体系标准对文件的要求同上面基本上是一致的，所以这里就不做详细介绍。 三、相关术语 1、文件类型：指便于文件进行分类管理而设置的代码。本系统可分为：质量管理体系文件类型和环境管理体系文件。 1）质量管理类型有：QMM Quality Management Manual 质量手册 QMS Quality Management System 程序文件 QRG Drawing 工程图纸 BOM Bill Of Material 物料清单 PRO Process 工艺标准 SPE Specification 产品规格书 ECN Engineering Change Notice 工程变更 ADM Administration 管理文件 SOP Standard Operation Procedure 操作指引 EQP Equipment 设备文件 QRD Quality Record 质量记录 OTH Others 其它文件、如外来文件 2）环境管理类： COP Company Operation Procedure 程序文件 WI Working instruction 工作指引 2、 文件变更申请单: 受控文件的新版发放,版本更新,作废而采用的申请表格.编号为:C-YYYYYY(000001-999999流水号) 3、文件申请单: 文件使用单位申请文件用的表格.编号为:A-YYYYYY(即000001-999999流水号) 4、文件变更：指文件发生变化，包括新文件发行，版本变更，文件作废，受控回收等类型 5、新文件发行：指具有新的文件编号的文件发行 6、版本变更：指已经具有文件编号的文件版本改变 7、文件作废：现有的受控文件取消受控 8、文件编号：根据程序文件确定的用来标识文件的唯一性编号。文件作废时，文件编码自动取消，取消的文件编号可用于重新给文件编号 四、职责和权限 1、文控中心：负责与质量和管理体系有关的文件和资料的受控、发行、回收、保管等 2、各部文控员：负责本部门文件和资料的受控、发行、回收、保管等。（包括办公室文员和车间统计） 五、文件编号与格式 1、一阶文件编号： 一阶文件：为手册类文件。如：质量管理手册和环境管理手册。其编号分别为：QMM-