秘书如何做好信息工作.doc

秘书如何做好信息工作 在当今信息时代，信息的资源价值日益突出，信息业倍受社会重视，在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员，怎样才是一个合格的秘书呢？怎样才能做好秘书信息工作呢？这是我们所面临的问题。接下来，我将从5个方面来阐述与之有关的问题 一、信息 要想做好信息工作，首先，我们就必须知道，什么是信息，信息的特点与分类，只有这样，我们才能做接下来的工作 ㈠ 信息有许多种不同的定义: 美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释：“信息就是信息，不是物质，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的内容的名称”① 《牛津字典》解释：信息就是谈论的事情、新闻和知识； ② 《韦氏字典》解释：信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识② 《辞海》解释：信息是音讯和消息；通信系统传输和处理的对象，泛指消息或是信号的具体内容和意义；① 信息管理专家霍顿认为：信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据，处理可以是自动化的或是手工的，有数据转为信息是由信息处理者完成的① 信息论中的信息是：用符号传递的报道，报道的内容是接收符号者预先不知道的 简单地说：信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述 总体来说：信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映② ㈡分类 依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法: ⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。 织中的信息一般有三个流动方向，即为上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态；向下流动的信息即为下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令；水平流动的信息为平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。 ⑵信息的来源划分，按照这种分类方法，信息可以分为内部信息和外部信息。 内部信息是组织内部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息；外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国内外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言，内部信息主要描述了组织中特定业务的内容和情况，外部信息描述了组织周围的环境，它们都是组织活动必不可少的。 ⑶管理的层次划分，与管理层次相对应，组织的信息可以分为战略级信息、战术级信息和作业级信息。 战略级信息是供企业的高层管理人员制定长期战略和决策的信息，外部环境信息将在其中发挥重要作用；战术级信息是供企业中层管理人员监督和控制各项业务活动、有效分配资源的各类信息，与中层管理部门的职能活动有关；作业级信息又称为执行级信息，是反映组织中各项工作和具体业务活动执行情况的信息，如企业中的会计信息、库存信息、生产进度信息、质量和废品率信息、产量信息等，这类信息来自组织内部，基层主管人员是这类信息的主要使用者。 ⑷的稳定性划分，按照这种分类方法，信息可以分为固定信息和流动信息。 固定信息是指具有相对稳定性的信息，在一段时间内可以重复使用，不发生质的变化，如计划合同、档案、各类定额标准、规章制度等。流动信息又称为作业统计信息，是反映各项业务活动实际进程和实际状态的信息，因此它会随着业务活动的进展不断更新，这类信息时间性较强，一般只有一次性使用价值，但它是控制和评价组织活动的重要信息。一般来说，固定信息约占组织管理系统中周转的总信息量的75%，整个组织管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。 ⑸组织的活动划分，按照这种分类方法，信息可以分为财务信息、人力资源信息、管理信息、资产信息等，企业中还可以有原材料信息、产品结构信息、客户基本信息、供应商基本信息、营销信息、技术信息、设备基本信息、质量信息、管理考核信息及其他重要活动信息等。 ⑹按信息的加工程度划分，信息可以分为原始信息和综合信息。原始信息是指从信息源直接收集的信息；综合信息则是在原始信息的基础上，对之进行综合加工后产生的新信息。综合信息往往对管理决策更有用。 ⑺按信息发布的渠道划分，信息可以分为正式渠道信息和非正式渠道信息。正式渠道信息是指由正式组织通过正式渠道，如会议、文件、信件、正式谈话、新闻媒体等发布的信息，这类信息的准确性和权威性都比较高；非正式渠道信息是指从正式渠道以外获取的信息，但需要加以认真分析、鉴别后才能使用。① ㈢信息的特点 ⑴客观性 信息是事物及其变化的客观反映，由于事物的特征和变化是不以人的意志为转移的客观存在,所以反映这