模块二信息收集与整理详解.ppt

一、信息筛选的主要内容 信息的筛选包括信息鉴定和信息选择。 （一）信息鉴定 信息鉴定就是对搜集来的原始信息进行质量上的评价和核实。在鉴别信息过程中有两点是需要注意的。 首先，要鉴别信息的真伪。因为信息不一定完全真实，而信息是否真实，直接关系到根据信息所作出的决策是否科学。如果用了不真实的信息进行决策，那么很可能就对企业发展带来不利影响，甚至是对企业发展带来灭顶之灾。要想鉴别真伪，就要鉴别信息的客观实在性和本质真实性，也就是弄清楚它是否真的发生、存在，是否在有条件的情况下才能发生；事物是偶然还是必然；是个别还是一般；是现象还是本质；是主流还是支流。我们要从事物的总体本质及其联系上挖掘事物本质的真实性，还要结合各方面的材料综合思考，分清真伪，进行比较分析，不要被局部或暂时现象迷惑。 其次，要鉴别程度。同是真实信息，必定有深浅程度的区别。如果我们刚开始鉴定时，也可能难于一眼看透，但只要认真鉴别，多熟悉信息，你就能学会对信息的质量进行鉴别。常用的鉴别方法是比较法。比较法是通过对同一信息进行对比，以确定正误和优劣。例如，把信息本身的论点和论据相比较；把正在阅读的信息和已经确认可靠的信息相比较；把宣传性广告和产品目录相比较，等等。 （二）信息选择 经过鉴别的信息材料，要严格进行选择，以决定哪些可以采用，哪些可以储备。在对信息进行选择时，要围绕当前企业的中心工作，围绕上司负责的某一项工作进行，要选择那些新颖、突出的信息。 二、信息筛选的方法 （一）复印、裁剪 对能满足需求的相关信息进行阅读，将阅读到的有价值的信息做记号、复印或剪裁。 （二）摘记 将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。 （三）标记说明 对筛选的信息标注、注释或说明，注明已被剪裁的信息的日期、出处。 三、信息筛选的程序 （一）看来源 不同来源的信息，重要性不尽相同。上级形成的信息带有全局性、综合性和权威性，而同级和下级形成的信息主要起参考作用。秘书要从多种信息来源中把握重点单位、部门和人员的信息。 （二）看标题 信息的标题一般可以反映信息的内容和价值，秘书要认真分析标题，把握信息的主题，根据信息的标题确定信息价值的大小。 （三）看正文 浏览正文，了解其主要内容，初步确定是全部选用，还是部分选用，甚至不用，即初选。初选后，对拟用信息再认真阅读，判断是否有价值。如果可用，再看有无内容不准确、不完整和表述不清楚的问题。 最后，对经过筛选的信息分别处理：选中的，分轻重缓急进行信息的加工处理；暂时不用但可以备查的信息，进行暂存；不用的信息，按有关规定进行暂存、移交或销毁。 （四）决定取舍 对信息进行严格的选择，从中挑出能满足需求的信息。最终决定取舍的时候要注意 3个方面： （1）要突出主题思想。 （2）要注意典型性。 （3）要富有新意。 案 例 林泽是一家生态研究机构的科研秘书，最近他根据主任的要求收集“世界濒临灭绝的生物物种的数量”相关信息。以下是他收集到的信息： 1.新华网 2002.3.21报道：“世界濒临灭绝的生物物种有 4万多种”； 2.人民教育出版社网 2002.12.30报道：“世界濒临灭绝的生物物种有 1.1万种”。 林泽还上网收集了一些信息： 林泽对网络收集的信息进行了判断筛选： 1.世界自然保护基金会和世界自然保护联盟都提出了濒危动物就有 12 000多种，意味着濒危动植物的物种应远大于这个数据，所以人民教育出版社网 2002.12.30 报道“世界濒临灭绝的生物物种有 1.1万种”不可信。 2.植物学家《科学》杂志阐述了数据产生偏差的原因，新华网 2002.3.21报道“世界濒临灭绝的生物物种有 4万种”可信。 四、筛选应注意的事项 （1）剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息。 （2）注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息。 （3）注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。 （4）分析信息需求，根据中心工作或解决特定问题的需要筛选信息。 （5）注意挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息。 （6）坚持信息数量和质量的统一。 【职场吹风】 求职者都需要收集和利用招聘信息，而现在各类媒体上的人才招聘信息铺天盖地，但其中有不少是无用的。因此，求职者必须对大量的招聘信息进行筛选，择其有用的报名应聘，以取得求职的成功。 求职者在对招聘信息进行筛选时，应注意选择保留以下几种招聘信息： 一