增值审核系列培训之三(姚圣鸿)详解.pptVIP

兖矿国泰公司“一体化管理体系”策划设计方案  2011年增值审核系列培训（三） 姚圣鸿 中质协质量保证中心 2011 年 10 月 15 日 增值审核的策划与计划的编制 1.可能情况下，尽量运用过程方法编制增值审核计划。 2.每个方面（模块）的审核应追求深度，要带着目的，主线要清晰、要明确，职能部门----二级单位----基层（执行层）。 3.注意人员安排的合理性，尽量做到人尽其用，将人员用到最恰当和最擅长的地方。 4.每个审核组成员除了完成与自身任务紧密相关分系统的深度审核之外，也要为其它方面（模块）提供鲜活、具体、生动的审核发现,尤其在基层单位/岗位审核时更其如此。 不符合报告与建议报告的编制 建议报告的描述：1）务必要基于企业实际及客观事实，描述清晰，应有不少于1个确凿的具体事实提供支持，有说服力。2）对同类或相似问题作适当归类合并。（务必把问题说清楚、说透彻，让人看明白，提出的问题尽可能追求深度，体现价值，最好给出相应的改进建议。） 不符合报告：基于企业实际及客观事实，不符合要用具体事实或数据“说话”，应“铁证如山”，构成该不符合项所对应的法规或制度的条款内容要具体明确，逻辑关系缜密，经得住仔细推敲。 部分建议报告/不符合举例 公司现有的安全生产操作规程、岗位责任制等作业文件中，对于本岗位中面临的职业健康风险及其防护措施、本岗位中存在的环境因素及其控制措施等描述较少，因此，职业健康安全和环境管理体系的要求在基层作业文件体现的不是很充分。 注意了合同评审，但是缺少对于合同版本在使用之前的评审。 内审的深度和对生产经营管理的促进性方面存在改进空间。存在的问题如，①审核深度不够。查审核记录发现，大量的审核深度停留在核对的层次；②发现问题的深度不够，查开出的不符合项报告，大量不符合报告深度不够，对生产经营管理的促进性不够。③个别不符合项事实描述欠准确，判定不符合事实的证据不足。 供应商评价机制中，月度评价/季度评价/年度评价三者定位及关系不准确、不清晰。 流程管理工作存在以下需要进一步关注的问题点：（1）流程分层界定不清晰，如公司级流程与部门级流程界定不清；（2）流程管理未能与部门职能/岗位职责界定结合起来；（3）管理流程与现行管理控制文件的对应关系未能体现。 化工库贮存有硝酸镁、工业碳酸钠、硫酸钾KT添加剂、花王包裹剂等化工原料，仓库保管员不能提供贮存物料相应的化学品安全技术说明书（MSDS）。 不能提供对用于监视和测量的软件按GB/T19001-2008标准要求进行确认管理的证据。应对测量软件的确认控制，结合公司实际进行管理策划、规定和实施。 查部门的岗位职责：对工艺科的职责在岗位上的分解不明确。 技术部在《工程建设项目管理规定》中，只制订了《仓库事故预案》，没有《仓库管理制度》。 一分厂维修车间的张﹡﹡2011年元月已经转正了，但是，安全科至今没有核发给他安全方面的上岗证件。 一分厂质检科没有提供2010年度的不合格品的分析。 文件制度方面的审核 文件制度既不是为迎合标准编制的，也不是为应对外审检查编制的，而是为了对具体流程、管理活动进行高水平管控而编制的，应尽力避免重复、交叉、繁冗，规定不一致等问题；同时复杂流程的管控涉及到诸多环节的接口、细分职责及具体控制要求，所以描述该流程如何管控的体系文件制度应进行合理分层。文件制度如何分层、数量如何确定等应建立在流程梳理、展开、细分、优化的基础上。对企业而言一个很重要的工作是：在流程系统梳理、细分、分析、改进、优化的基础上，企业现有的文件制度往往需进一步修订与完善，一定要基于实际经营业务流程来编制和修订文件，这是解决“两层皮”问题的关键所在。 文件制度方面的审核 常见问题： （1）．文件缺少系统策划，文件的名称、编码、书写格式、层级等缺少统一、规范的合理界定。 （2）．未形成层次关系清晰、引用关系明确的、系统化的文件“谱系”。 （3）．部分重要文件未纳入文件化体系加以系统管理。 （4）．部分文件交叉、重叠，重复编制，未能很好地加以整合，显得繁冗累赘，不便于学习、使用、掌握。 （5）．部门、基层单位（分公司、分厂、车间、项目部等）文件有效版本、作废版本存在混放或同时使用现象。 （6）．部分重要文件缺少适用性审批和生效日期。 （7）．部分重要事项的对应文件缺失或可操作性不强。 （8）．部分文件规定不符合法规或相关要求。 （9）．部分文件之间就同一事项规定不一致，自相矛盾。 （10）．部分文件的描述与实际情况出入较大， “两层皮”现象明显等。 总而言之，对企业而言文件制度有两方面的工作是尤其重要的：1）每个业务模块/分系统、每个职能层次的文件“谱系”应清晰、明确