公文处理规范及格式-下.ppt

为什么对99版国家标准进行修订 中国共产党机关公文处理工作原来遵循的是1996年下发的《中国共产党机关公文处理条例》，国家行政机关公文处理工作遵循的是2000年下发的《国家行政机关公文处理办法》。这两个文件对公文格式的规定不同，公文用纸、排版、公文要素的编排都有很大的不同。GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》只适应于国家行政机关公文格式。 本次《条例》的修订，旨在统一中国共产党和国家行政机关的公文处理工作。作为配合新《条例》使用的国家标准，也有必要对党的机关的公文格式和行政机关公文格式进行统一规范。 * 为什么去掉了主题词 主题词，即在标引和检索中用以表达公文主题的规范化的词或词组。 本次条例修订，明确提出去掉主题词要素，主要有几个原因： 一是主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节，公文办理过程中不需要主题词。在公文起草时标注主题词增加了公文制作人员的工作量。 二是主题词标引存在固有的局限性。由于个人的理解和认识差异，对同一个公文，人工标引的主题词可能存在很大差异。 三是信息搜索和全文搜索技术已经得到快速发展，现在已经出现了自动标引技术，即便在纸质公文中不标引主题词，在将公文数字化后，信息系统也可以自动标引关键词，同样实现对公文的信息化管理和高效便捷利用。 1985年的一号文件首次注明了文件的主题词，2012年《党政公文处理条例》没有要求必须用主题词。 * 为什么在公文版记中不需要标注拟稿人、校对人和份数等信息 我们经常在公文版记中发现“拟稿人：×××”、“校对人： ×××”、“共印××份”等字样，我们把这些叫做拟稿人、校对人和份数信息。 GB/T 826—1989《发文稿纸格式》国家标准中规定了机关发文稿纸的基本格式。发文稿纸是从公文起草、审核到签发完整过程的记录载体。在发文稿纸中包括了起草公文的拟稿人、印发前的校对人、印制份数等信息。对于一个正式对外发布的公文来说，这些信息反映的都是机关内部事务和过程，不适宜放在对外印发的公文中，也不需要收文机关知晓。如果为了保证公文质量，追溯公文办理过程中的人员信息，可以查看发文稿纸。 因此，在实际工作中，不应将这些拟稿、核稿、校对、打印、录入等人员信息和份数信息放在版记中。 * * * 公文处理规范及格式 乔树伟 * 一、《党政机关公文处理工作条例》 行文规则 公文办理 公文管理 二、《党政机关公文格式》 用纸格式 印装格式 文面格式 版头 6个要素 份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人 主体 9个要素 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件 版记 2个要素 抄送机关、印发机关和印发日期 三、公文常见格式错误 公文处理规范及格式 公文格式要素—版记部分 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，推荐高度为0.35mm 中间的分隔线用细线，推荐高度为0.25mm 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 * 公文格式要素—版记部分 ①版记一定要在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第2页上，即便第2页除了版记没有任何内容； ②公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数（一般是用A3纸印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面），版记页和空白页都不标页码； ③如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。 * 公文格式要素——版记部分 1.分隔线 与版心同宽，首条分隔线与末条用粗线，中间用细线。首条位于版记第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 公文格式要素——版记部分 2.抄送机关 除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。 最后一个抄送机关名称后标句号 一般用4号仿宋体字，左右各空一字，首先标识“抄送”二字，后标全角冒号，随后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐 * 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。 * 公文格式要素——版记部分 如把主送机关移至版记，除将“抄送”改成“主送”外，编排方法与抄送方法相同。主、抄送二者兼具时，应将主送机关置于抄送机关之上一行，中间不加分隔线。 主送：南通市教育局 抄送：南通市财政局、南通市人力与社会保障局、南 通市编制委员会。 如皋高等师范学校办公室 2012年11月28日印发 公文格式要素——版记部分 3.印发机关和