GL201会议管理{杭州区域}创新.pptVIP

课程名称：会议管理 课程编号：GL201 目 录 ? 概况 ? 会议的安排与筹备 ? 会议过程控制 ? 会议记录与追踪 二.会议的安排与筹备 确定会议时间、会议地点、与会人员 签发会议通知（邮件或电话通知） 要求与会人员作回馈（时间是否冲突） 收集发言人员的会议报告（紧急会议可以不用） 安排会议议题； 确定与会人员； 确定会议地点 确定会议时间； 办理会议报批手续； 签发会议通知； 准备会议文件和材料（汇总会议报告）； 选择和布置会场（幻灯仪等工具需事项检查完好性） 排列座次； 妥善安排后勤服务事宜（会务用餐等）； 进行全面的会前检查。 提前一天收集会议报告（会议助理汇总） 根据参加会议的人数备电子资料（U盘数量） 会前30分钟检核设备（电脑设备、投影仪、桌牌、瓶装水等） 与会人员会前5分钟到达 会议助理清点会议人员，对未到人员进行提醒 因故不能出席会议的主管，由其指定代理人代为参加 电话会议：由于其及时、迅速的特点，目前已被各管理部门广泛利用。工作人员在电话会议召开时，需做好会前的工作安排 确定会议时间、会议地点、与会人员 签发会议通知（邮件或电话通知） 要求与会人员作回馈（时间是否冲突） 收集发言人员的会议报告（紧急会议可 以不用） 会议议程通常在开会前一周左右确定： 1.例行性事件研讨：（例）行销经营月会需进行销售业绩达成检讨 2.阶段性专案研讨（共识会）：（例）7、8、9月份进行酱包漏油试验阶段性报告 3.主管的期许：对与会人员进行机会教育 会议主持位置安排在投影仪的正对面 主席位置安排 二人主持：依职位从左到右排位 三人主持：主席安排居中，左位 次之 与会的人员安排应以方便沟通为原则（例）品保功能月会各区域主管应与品保中心各功能立面而做。 主管的期许：对与会人员进行机会教育` 三.会议过程控制 例：超过议程时间的会议效果差 2009年的某天公司召开功能月会： 会议时间：9:00 －－17:00 会议形式：中央主持、地方连线电话会议 与会人员：部门全体 会议议程：部门报告、专案检讨、主管期许 未能按时结束的原因：专案讨论占用时间 与会人员抱怨的原因：工作地点离家较远，因为会议影响乘坐班车。 结果：与会人员抱怨，会议的效果。 四.会议记录与追踪 会议记录一般分为两个部分： 1.会议基本情况。 包括会议名称、时间、地点、 出席人(列席人、主持人、记录人) （高层会议记录人员，大型会议记录范围及异常） 2.会议内容。 会议议题、精神 领导指示 重要待办事项 3.形成书面记录（主席签核） 报告完毕！ * 编写区域：杭州区域 主编人员：王玖林 一、概况 1.会议的定义 会议：群与地方、地方各部门间，各项 信息沟通、交流的方法 现场会议 视频会议 电话会议 会议形式 2.会议的作用 进行事业群/公司重要政令/制度宣导 学习 透过教育训练与经验交流提升主管专业技能 成长 透过各区域的工作成果检讨完成跨区域共识 共识 3.会议的种类 会议的种类 经营性会议 功能性会议 年度方针会议 群经营月会 地方经营月会 群功能会议 地方功能会议 年度方针策略 检讨会议 年度预算 编列会会议 群行销经营 月会 群生产经营 月会 地方行销 经营月会 地方生产经 营月会 群功能月会 群功能研 讨会 区域功能月 会 其他部门 会议 1.会议时间的规划 临时性突发性会议： 新品试车协调会 各功能临时电话会议 与平行部门协调会 各功能临时 紧急事件电话会议 例行性会议： 行销/生产经营月会 管理月会 新品会 生产、品保共识会 品保功能月会 品管区域功能月会 功能电话会议 合理安排会议时间 预防会议冲突 2.会议排序－－重要度、紧急度 紧急但不重要 不重要也不紧急 重要且紧急 重要但不紧急 高 低 紧急度 高 重要度 低 重要不紧急 紧急不重要 危机处理电话会议 新品试车协调会 功能临时电话会议 重要且紧急 不紧急重要 各功能专案研讨会 行销经营月会 生产经营月会 管理月会 新品会 生产、品保共识会 会议安排原则一：依重要度、紧急度排序 ? 总部会议优先于地方会议 会议安排原则二： ? 临时性会议需避开日常性会议 ? 事业群功能会议优先于地方功能会议 ? 经营月会优先于其他会议 3.会议准备 4.会议行事历 以品保中心年度行事历为例进行说明： 年度行事历制定原则：共识会每季度召开，地方参加群功能月会以不同形式错开执行，功能研讨会每半年召开一次，召