第二章-电子文件管理概述分析.pptVIP

第二章电子文件管理概述 学习目的和要求： 了解电子文件管理现状；电子文件管理流程；电子文件管理的指导思想。掌握电子文件管理模式；电子文件管理系统的特点和功能需求。熟练掌握电子文件管理的基本内容；电子文件管理的基本原则。 第一节　电子文件管理内容与流程 电子文件管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。 主要内容包括鉴定、积累与归档、整理、检索、保护、利用等。 一、电子文件管理的基本内容 电子文件管理与传统文件、档案管理的不同 电子文件管理的环节顺序不再是线性排列 或线性流程,存在“提前”和循环往复，更复杂 电子文件管理诸环节在内容与形式上与传 统文件、档案管理有很大区别。 电子文件管理各环节都对信息技术与信息 管理系统有着根本的依赖性，离不开技术 和设备。 二、电子文件管理流程 （一）电子文件管理环节总况 p22 以传统文件、档案管理为基础，新增了一些新的环节。 参与电子文件的形成，提出管理要求 建立电子文件信息数据库 电子文件长期保存阶段的管理 （二）电子文件管理流程的变化 1、电子文件管理流程在时间上的变化 2、电子文件管理流程在内容上的变化 3、电子文件管理流程在顺序上的变化 第二节　电子文件管理的指导思想和原则 一、电子文件管理的指导思想 辨证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想 电子文件与传统文件管理共存互动的思想 注意防止两种倾向 1.放弃对纸质档案的管理 2.片面强调纸质文件的管理，使 电子文件处于失控状态 二、电子文件管理的基本原则 （一）全程管理原则 是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。P43 （二）前端控制原则 所谓“前端控制原则”是指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督和管理。 包括两方面：整体规划和业务环节提前 （二）真实性、完整性和有效性保障原则 真实性：是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定 后，确认其与形成时的原始状况一致。 完整性：文件的内容、背景信息、结构和元数据等无缺损 有效性：电子文件应具备的可理解性和可利 用性。 电子文件管理的真实性、完整性和有效性之间，以及它们同全程管理、前端控制之间都存在极为密切的联系。只有做到全程管理和前段控制，才能保障电子文件的真实性、完整性和有效性；只有满足和实现电子文件管理的真实性、完整性和有效性的要求和目标，才是完善的、理想的电子文件管理。 第三节 电子文件管理模式 　　一、机构内部电子文件的管理模式 对电子文件实行统一管理 实行文件、档案一体化管理　 二、档案馆电子文件的管理模式 P30 分散保管模式：澳大利亚、德国、俄罗斯等 分散保管模式，是指政府机构以及各种社会 组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存， 而采用分布式管理方法，将其保存在产生这些文 件的机构内，由档案馆对电子文件信息加以控制 并对其保管加以指导和帮助。 分散保管的理论基础是“后保管模式” 集中保管模式：美国、英国、瑞士、法国等 集中保管模式，是指将具有永久价值的电子文件传送到档案馆集中保存，即对电子文件实体和信息实行双重控制。 我国对电子文件的管理采取集中保管模式 两种保管模式比较： 集中式虽相对较为传统，但其技术水平和管理经 验易于接受。分散式在管理思想上较为先进，但在技 术、政策上尚缺乏许多经验可循，还处于初步阶段。 四、电子文件管理系统 P54 电子文件管理系统（Electronic Record Keeping System,缩写ERKS），是以信息技术为支撑，具有文件保存功能，能够对机构内产生的电子文件、档案部门保管的电子文件进行科学管理，保证电子文件的行政有效性和法律证据的计算机软硬件系统。 电子文件管理系统是执行业务活动辅助系统，与业务流程紧密结合，但不专属于机构的档案部门，而是机构各部门运行的信息系统的组成部分。 电子文件管理系统 基本功能p57 1、综合管理文件 2、系统配置 3、实时收集 4、实时鉴定 5、记录和维护元数据 6、日志管理 7、工作流程管理 8、互