4通联、应酬礼仪资料.ppt

通联礼仪 “电话形象”的含意是：人们在使用电话时的种种表现，会使通话对象“如见其人”，能够给对方以及其他在场之人，留下完整的、深刻的印象。 打电话时间适宜 ：按照惯例，通话的最佳时间有二：一是双方预先约定的时间，二是对方方便的时间。 打电话注意事项： 1、除急事外，不要在他人的休息时间之内打电话。 例如，每日上午7点之前、晚上lO点之后、午休、用餐的时间，等等。 2、给海外人士打电话，注意时差，不要不分昼夜，骚扰他人。 3、打公务电话，尽量要公事公办，不要在他人的私人时间，尤其是节、假日时间里，去麻烦对方。 4、有意识地避开对方的通话高峰时间、业务繁忙时间、生理厌倦时间，打电话的效果会更好。 通话长度 ： “三分钟原则” 。主要意思是：在打电话时，发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度，限定在3分钟之内，尽量不要超过这一限定。 体谅对方 ： 除通话控制时间外，必要时还应注意受话人的反应。比如，在开始通话时，先问一下对方，现在通话是否方便。倘若对方不方便，可约一个另外的时间，届时再把电话打过去。 倘若通话时间较长，亦应先征求一下对方意见，并在结束时略表歉意。 在对方节假日、用餐、睡觉时，万不得已打电话影响了别人。不仅要讲清楚原因，而且万勿忘记要说一声：“对不起。” 在他人上班时间内，原则上不要为了私人事宜，而通话妨碍对方。 内容简练 ： 事先准备：每次通话之前，发话人理应做好充分准备。问候完毕对方，即应开宗明义，直言主题，不说废话。 适可而止 ：作为发话人，应自觉控制通话的长度。要讲的话说完了，即应当机立断，采取行动，终止通话。 电话文明 ： 1、表现文明： 在通话之初，要向受话人首先恭恭敬敬地问一声：“您好!”然后方可再言其他。切勿一上来就“喂”对方，或是开口便道自己的事情。 在问候对方后，接下来须自报家门，以便对方明确 “来系何人”。 在终止通话前，在预备放下话筒时，应先说一声 “再见”。 2、态度文明 ： 对于受话人，不要厉声呵斥，态度粗暴无理。不要低三下四，阿谀奉承。 电话若需要总机接转，勿忘对总机的话务员问上一声好，先“谢谢”。后再用“请”、“麻烦”之类的词。 碰上要找的人不在，需要接听电话之人代找，或代为转告、留言时，态度同样要文明而有礼。 通话时电话忽然中断，依礼需由发话人立即再拨。 若拨错了电话号码，应对接听者表示歉意。 3、举止文明 ： 在通话时，不宜发声过高，免得令受话人承受不起。标准的做法是：声音宁小勿大，并使话筒与口部保持3厘米左右的距离。 终止通话，放下话筒时，应使用双手轻放，不要用力一摔，令对方大惊失色，震耳欲聋。 接电话 指本人亲自接听他人打给自己的电话，应注意礼仪的问题。 接听及时 ： 在电话礼仪中，有一条“铃响不过三”原则。 应对谦和 ： 拿起话筒后，即应自报家门，并首先向发话人问好。在私人寓所接听电话时，为了自我保护，有时可以用电话号码作为自报家门的内容，或者不必自报家门。在通话时，不论是何缘故，都应聚精会神地接听电话。 通话终止有礼： 通话终止不要忘记向发话人道“再见”。 若接听到误拨进来的电话，要耐心向对方细加说明。 万一在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话，而且此刻的确不宜与其深谈，可向其说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，届时由自己主动打电话过去。若对方是长途的话，尤须注意，别让对方再打过来。约好下次通话时间后，即应遵守。在下次通话开始时，勿忘再次向对方致歉。 代接电话 礼尚往来 ： 接电话时，假如对方所找非己，不要口出不快，拒绝对方代找旁人的请求 。 尊重隐私 ： 在代接电话时，不要充当“包打听”，向发话人询问对方与其所找之人的关系。 记忆准确 ： 对发话人要求转达的具体内容，最好认真做好笔录。在对方讲完之后，还应重复一遍，以验证自己的记录是否正确无误，免得误事。记录他人电话，应包括通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间，等等几项内容。 传达及时 ： 接听寻找他人的电话时，先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。若对方不愿讲第一个问题，可不必勉强。若对方要找的人不在，可先以实相告，再询问对方“有什么事情?是否需要转告”，如果需要应及时转达。 移动通讯 移动通讯工具使用注意事项： 不允许在聚会期间（如开会、会见、上课之时）使用移动通讯工具，从而分散他人注意力。 不要在驾驶汽车的时候，使用手机通话，以防止发生车祸。 不要在病房、油库等处使用移动通讯工具，免得它们所发出的信号有碍治疗，或引发火灾、爆炸。 不要在飞机飞行期间启用手机，否则极可能会使飞机“迷失航向”。 移动通讯置放到位： 在较为正式的场合，尤其是在公务交往中，以及其他一切公共场合，手机在未使用之时，均应暂放于合乎礼仪的