办公室与后勤管理1资料.ppt

2006年8月 第七讲 行政管理学 办公室管理 高淑贤 知识网络图 办公室管理体现的是行政流程的综合性管理，具有较强的协调性、中枢性和业务性。 后勤管理体现的是行政组织的物质性资源供给与配置管理，具有较强的保障性、服务性和社会性。 办公室管理与后勤管理不仅是行政管理的必要构成，而且直接反映行政效能的高低与行政成本的大小，在行政管理现代化建设中具有特殊作用 1．公文处理。 2．会议工作。 3．信息处理。 4．机关事务管理。 5．印章管理。 包括印章的刻制、 颁发、保管、使用 和销缴等。 6．文书档案工作。 7．信访工作。 8．机要保密工作。 文电保密、 会议保密、 印信保密、 通信保密、 各类情况保密、 高层领导活动保密 等内容。 9．公关工作。包括处理与外单位或群众的关系、联系工作。 这是办公室的一项重要工作，也是办公室工作人员充当领导参谋助手的首要任务。 1．信息准备。 2．提供方案。 3．承担决策事务。 4．协助实施和检查。 ◆综合办公系统、 ◆办公室服务站、 ◆文字处理中心； ◆大中小型电视会议系统、 ◆图像传真会议室、 ◆电传系统、 ◆内线电话号码检索系统、 ◆电子归档与检查系统； ◆数字及数据交换机、终端机、个人电脑、文件处理机、传真机、缩微照像， ◆以及大楼管理系统等。 ◇字／文件处理功能、 ◇图形／图像处理功能、 ◇声音处理功能、 ◇信息查询功能、 ◇网络通信功能、 ◇决策支持功能 ◇行政管理功能等。 1．人员素质。 2．管理手段。所谓技术性手段主要指对计算机技术和通信技术的方法、措施的采用。若缺少技术性手段，办公室管理难以起到对行政机关的协调、保障和支持的作用。 3．管理媒介。办公自动化极大提高了工作效率，也改变和增加了管理媒介。 行政机关的后勤管理(也称机关事务管理)，是指机关内部为保证本机关工作顺利进行，对包括物资、财务、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理。 1、简要说明办公室管理的主要任务。 2、机关查办、信访、接待、保密、印章管理的主要内容和要求是什么？ 3、如何实现办公室管理的科学化和现代化？ 4、会议的种类有哪些？会议的管理原则是什么？ 5、你认为后勤体制应该如何改革？ * * 从整体情况看， 我国的办公自动 化主要还处于信 息处理电脑化、 通信设备电子化、 公文处理和打字 印刷电脑化阶段。 后勤管理是行政管理的重要一环，是为机关各部门以及领导者与公务人员提供工作、生活条件，并保障各项行政活动正常进行的物质基础。 办公室有服务、辅助、执行、管理等特征外，还有 (一)政治性 各级行政领导机关，在其职能范围内，都掌握一定的政策，具有相应的领导和指挥的权力。是各级行政机关贯彻、执行党和国家政策法令的重要部门。 (二)综合性 它要协助领导者协调其他各个职能部门的工作，办理涉及全局的任务或事务，并且协助领导者对各职能部门的工作进行监督和检查。任何一个机关，上下左右，关系错综复杂，工作千头万绪，而且互相影响，互相制约，一环紧扣一环。一个环节出了问题，就可能产生连锁反应，甚至导致恶性循环，引起混乱，影响全局。 (一)日常性工作 1．公文处理。 2．会议工作。 3．信息处理。 4．机关事务管理。 5．印章管理。包括印章的刻制、颁发、保管、使用和销缴等。 6．文书档案工作。 7．信访工作。 8．机要保密工作。文电保密、会议保密、印信保密、通信保密、各类情况保密、高层领导活动保密等内容。 9．公关工作。包括处理与外单位或群众的关系、联系工作。 办公室的综合协调工作，内容和形式多种多样。从内容上看，有计划、制度、信息、事务等多种协调工作之分；从总体上看，则有内外或上下左右协调之别。在此涉及的主要是工作任务、管理事务和领导关系的协调。就其特点而论，前者主要是工作组织性质的，而后两者往往表现为关系的调整、疏通以及信息的交流、沟通。 1．工作任务的协调。 2．管理事务的协调。 3．领导关系的协调。 (一)规范化 规范，在办公室管理中是指人们对工作所制定的原则和标准。办公室管理的规范化，就是要求办公室工作按制定的原则、标准去做。目前，办公室管理的规范化首先要做好下面几项工作。 1．公文撰写规范化。要严格遵守国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》，以提高公文质量。 2．公文处理规范化。公文的签收、登记、拟批、阅批、催办、督办到立