《档案文献检索》教程讲解.ppt

（二）主题词组配规则 1.组配必须是概念组配，而不应该是字面组配。 键盘乐器的制造 概念组配 键盘乐器-乐器制造 字面组配 键盘-乐器-制造 2.应用词表中最专指的词进行组配，不能越级组配。 如：业余学校的组织管理 专指词组配 业余学校-学校管理 越级组配 业余大学-学校行政 学校—学校行政 3.如果被组配的词之间为交叉关系，用“：”组配符号；如果是限定关系，则用“—”符号。 4.当复合主题中含有多个主题因素时，应按其重要程度确定组配的次序，并根据标引深度的要求对其取舍。当标引深度超过规定时，可略去次要的主题因素。 5.当一份档案中有两个或两个以上主题，组配时可能产生虚假组配时，应对每一个主题分别进行组配标引。 6.组配的结果应概念清楚，含义确切、专一，逻辑合理，当组配有可能产生歧义时，应改用上位词或相关词标引，或增补新词。 （三）档案主题标引实例 1.国务院关于加强精神文明建设的通知 主题分析：单元主题 标引结果：精神文明建设 2.普通高等学校函授教育暂行工作条例 主题分析： 复合主题，采用方面词组配标引 标引结果： 高等学校-函授教育-条例 3.国务院关于老干部离休、退休制度的规定 主题分析： 多主题，分别标引 标引结果： （1）老干部-离休制度-规定 （2）老干部-退休制度-规定 4.1994年钱塘江水情预报 主题分析： 复合主题，该主题不能省略位置因素和时间因素。 标引结果： 水文预报-钱塘江-1994 说明： 词表中没有“钱塘江”一词，此处为自由词标引 第四节 档案自由标引与自动标引 一.档案自由标引 二.后控词表的编制 三.档案自动标引 章目录 利用者需求 全面标引（档案中的主题概念全面标引） 对口标引（对特定利用者有用的主题标引） （二）标引的质量指标 网罗度 专指度 一致度 二.档案标引的步骤与方法 （一）主题分析 （二）概念转换 （一）主题分析 1.主题类型、结构及其构成因素 主题类型 主题类型 单主题 单元主题 复合主题 多主题 只有一个概念因素构成的主题 含有两个或两个以上概念因素的主题 主题数量 主题结构 是指一个多因素主题之间各个主题因素的关系。包括： 限制关系 交叉关系 应用关系 影响关系 因果关系 比较关系 主题构成因素 主体因素 是指反映文件或案卷中所论述的主题的关键性概念，作为度该文件或案卷的检索入口 如 《武清县人民政府关于加强粮食收购工作的决定》 主体因素 通用因素 指某些通用的词汇或概念。没有独立的检索意义，一般不作为检索入口，在主题中主要对主体因素起细分作用 如 拖拉机的生产规划 通用因素 位置因素 档案所论述的对象所处的空间、地理位置等因素。对主体因素所处的空间、地理位置起限定作用。 如 北京市发展乡镇企业情况的报告 位置因素 时间因素 档案所论述的对象所处的时间范围的因素。如朝代、年代、年度等。对主体因素起限定和修饰作用 如 天津市人民政府1986年度工作报告 时间因素 档案类型因素 表示档案种类或文件名称的主题概念。 如 西藏自治区人民政府布告 文件类型因素 主题因素的组配次序 A-B-C-D-E 即：主体-通用-位置-时间-文件类型 不同档案主题所包含的主题因素不同，应根据标引深度的要求选择要标引的主题概念。 中国七五期间工业经济体制改革研究报告 如果标引深度为3，则标引： 工业经济——经济体制改革——中国 文件类型 因素 通用因素 主体因素 时间因素 位置因素 主体因素 位置因素 2.主题分析方法 阅读与理解题目 阅读文摘、简介、前言、批语等 浏览正文 查阅档案的文头、文尾等。 3.档案主题分析的评价标准 主题分析是否适度 既不遗漏有检索价值的主题概念，也不将无关紧要的内容分析出来 主题分析是否正确 应与档案的实际内容相符 是否忽视了隐性主题 是否依检索的具体要求对分析出的主题概念进行了取舍 （二）概念转换 概念转换 在确立了文件的主题概念之后，应将其转换为检索语言，这一过程即概念的转换过程，即给出检索标识的过程。 档案内容 主题分析 概念转换 分类号 主题词 节目录 分类标引 主题标引 三.分类标引 （一）档案分类标引的基本规则 （二）档案归类方法 （一）档案分类标引的基本规则 1.档案分类标引须依据档案分类原则，以档案的职能特性及其他特性为依据，对档案文件进行主题分析，查明文件所论述的对象属于什么类别，不能只凭标题进行分类。 2.应根据分类表及其使用规则，辨明类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地判断类目含义。 3.档案分类标引应符合专指性要求，分入最切合档案内容的类目，只有当分类表中无恰当的类目是，才能分入上位类或相关类，并作出记录，以保证标引的一致性。 4.档案分类标引应提供必要的检索途径，为充分