《数据库及其应用-Access》第07章讲解.docVIP

第7章 报表 【本章要点】 报表的基本概念 创建报表 编辑报表 报表的排序、分组与统计 设计复杂的报表 7.1 报表的基本概念 报表是Access中以一定输出格式表现数据的一种对象。利用报表可以比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，可以对数据进行排序，设置数据内容的大小及外观，并将它们打印出来。本章主要介绍报表的基本应用操作。 7.1.1 报表基础 1．报表概述 报表是Access数据库对象之一，它根据指定规则打印输出格式化的数据信息，使用Access所提供的报表设计工具能够很方便地进行报表格式的设计和修改。 报表可用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总并打印输出。有了报表，用户就可以控制数据摘要，获取数据汇总，并以所需的任意顺序排序数据。 使用报表主要有以下几个方面的好处： 在一个处理的流程中，报表能用尽可能少的空间来呈现更多的数据。 可以成组地组织数据，以便对各组中的数据进行汇总，显示组间的比较等。 可以在报表中包含子窗体、子报表和图表。 可以采用报表打印出吸引人或符合要求的标签、发票、订单和信封等。 可以在报表上增加数据的汇总信息，如计数、求平均值或者其他的统计运算。 可以嵌入图像或图片来显示数据。 2．报表与窗体 报表是用来呈现数据的一个定制的查阅对象，主要是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。它可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备上。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和外观，所以能够按照所需要的方式输出数据信息。 窗体主要用于对于数据记录的交互式输入或显示，而报表主要用于显示数据信息，以及对数据进行加工并以多种表现形式呈现，包括对数据的汇总、统计以及各种图形等。 报表中的数据来自表、查询或SQL语句，报表的其他设置存储在报表的设计中。 在报表中也可以使用控件，建立报表及其记录源之间的链接。控件可以是标签及文本框，还可以是装饰性的直线，它们可以图形化地组织数据，从而使报表更加美观。 在第6章中介绍的创建窗体中所用的大多数方法，也适用于报表。报表和窗体之间的主要区别和联系如下： 报表仅为显示或打印而设计，窗体是为在窗口中交互式输入或显示而设计。在报表中不能通过工具箱中的控件来改变表中的数据，Access不理会用户从选择按钮、复选框及类似的控件中的输入。 创建报表时不能使用数据表视图，只有“打印预览”和“设计视图”可以使用。 报表中，打印边界的上、下、左、右的最小值，可由【文件】菜单的“页面设置”对话框或“打印”对话框决定。但如果设计的报表本身的宽度小于打印页的宽度，则报表的右边界由设计决定。在报表设计时也可以通过打印项实际位置的右移来增加报表的实际的左边界，而不必一定要使用系统的设置。 在一个多列报表中，列数、列宽和列的空间，可由“页面设置”对话框或“打印”对话框中的设置来控制，它并不由设计方式中你加进的控件或设置的属性控制。 7.1.2 报表的分类 报表主要分为以下4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 1．纵栏式报表 在纵栏式报表中，每个字段占一行，左边是标签控件（显示的是字段的标题名）、右边是字段中的值，如图7.1-1所示。 图7.1-1 纵栏式报表 2．表格式报表 在表格式报表中，每一行显示一条记录的数据，每一列显示一个字段中的数据。在第一行上显示的是字段的标题名（标签控件）。图7.1-2是图书表的表格式报表。 图7.1-2 表格式报表 3．图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图表，可以更直观地表示出数据之间的关系。图7.1-3是员工“职务”人数统计报表输出结果。 图7.1-3 图表报表 4．标签报表 标签是一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签。例如，物品标签、客户标签、图书信息标签等。图7.1-4是出版社信息标签。 图7.1-4 标签报表 7.1.3 报表的视图 Access的报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。设计视图用于创建和编辑报表的结构；打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形态；版面预览视图用于查看报表的版面设置。 3个视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮位置的3个选项：“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”来进行选择。 1．设计视图 在报表的设计视图中，可以创建报表或更改已有报表的结构，如图7.1-5所示。 图7.1-5 报表的设计视图 2．打印预览视图 在报表的打印预览试图中，可以显示报表打印时的样式，同时运行所给予的查询，并在报表中显示出全部数据。 单击数据库工具栏上的预览按钮或系统工具栏上的打印预览按钮，或者从系统工具栏上的“视图”按钮列表中选择“打印预览”，都可以在打印预览视图中查看报表，如图7.1-1至7.1-4所示，显示的都是报表的打印预览视图。 3．