6.4书面沟通.pptVIP

通用技术IIGeneral Technology II 5 从主意到项目选择 6 从构想到项目设计 7 从画图构图学操作 8 趣味活动与学技术 6 从构想到项目设计Form Conception to Project Design 6.1 项目设计概述 6.2 问题分析 6.3 逻辑框架分析法 6.4 书面沟通 6.5 项目的评价 6.4 书面沟通 6.4.1 项目书面沟通概要 6.4.2 策划书 6.4.3 任务分解图和任务书 6.4.4 报告书 策划书、任务书和报告 6.4.1 书面沟通概要 为了某种设定的目的，以书面或电子作为载体，在个人或群体间进行的信息、知识、构想和态度的传递，并试图达成共同协议的过程. 沟通就是双方关注、理解对方的问题和要求，然后做出回应的过程. 书面沟通有哪些通用技术？ 项目沟通过程示意图 有效的书面沟通 三个环节：沟通的目标、内容和结果. 好的沟通技巧能让大家明确沟通的目标(任务书、报告、报表……). 书面沟通结束标志是沟通的双方或多方能形成一个共同协议(意见、回复、认同度……). 有哪些通用技术可以提高书面沟通的效率？ 书面沟通的效率与发文者和收文者的态度、知识和使用的技巧密切相关. 不小心把宰相的眉毛给刮掉了 沟通的目标(平和处理事件) 沟通的内容(如何让宰相不生气) 沟通的结果(宰相说拿画笔来) 沟通的有效性取决于沟通者的态度、知识和技巧 书面沟通的特点： 书面沟通是一种间接沟通的方式 不受场地的限制 可以是正式的或非正式的 能向许多人同时传达相同的信息 成本低 写作人可以对所用词语仔细推敲，能有更多的机会正确地表达自己的思想。 书面沟通的特点： 发文者的目的、态度和强调重点往往与收文者的理解存在差别。 收文者的心情如何？收文者能否专心阅读？这些因素都会影响书面沟通的效果。 沟通内容不仅仅包括信息和知识，还包括构想和态度。事实上，信息比较好沟通，而知识、构想和态度比较难沟通，之所以用书面的方式进行沟通，目的就是为了提高沟通的成效. 提高书面沟通效果 一个通用技法就是学会和掌握规范做法。 需集思广益的问题如何表述？ 写策划书的规范做法是什么？ 须传达重要信息如何表述？ 写任务书的规范做法是什么？ 研讨会形成结果如何表述？ 写报告书的的规范做法是什么？ …… 问题思考： 项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。 项目是一种一次性的努力，所采取的措施是进过精心策划的，是一系列临时性和针对性的任务。 解决问题作为一个项目来完成。 你要解决什么问题？ 解决问题涉及沟通过程，如何写策划书、任务书和报告书？ 有什么需求(个人需求分类 ) 个体需求可分成生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求。 教学上有什么需求？ 学习上有什么需求？ 生活上有什么需求？ 自己的？你的？他们的？…… 有哪些利益相关者？ 6.4.2策划书 是对某个未来的活动或者事件进行策划，如果别人按照你的策划书，不需要你的指点就能理解并达到策划书想达到的效果，那么这就是一份成功的策划书。 策划书是帮助个人正确理解项目目标和项目任务的工具。 是帮助项目团队…… 是帮助项目关系人 …… 写好策划书的前提 写策划书首先要知道自己想做什么，要做些什么，怎样做。 写好策划书的一个通用技巧就是掌握规范用语表述明确想做什么、要做什么和怎么做。 事例：主管给设计师的邮件 策划书可分为正式的和非正式的策划书，在项目选择和设计初期，形成一个解决问题的初步方案，使用非正式的策划书作为项目关系人之间的沟通工具。 主要关注点就是想做什么，要做些什么，怎样做。 设计师提交的策划书的一种结构 策划书的题目：表现策划主题，应一目了然。 策划者：个人或策划小组名称。 策划书制作时间：年、月、日。 摘要：策划目的以及对策划内容的简要说明。 目录 正文 简介、背景说明、策划的期望效果与预测效果、实施步骤、具体分工：时间、人员、费用、操作等、策划中的关键环节，策划实施中应注意的事项 附录 供参考的文献与案例 一种活动策划书的格式： （1）策划书名称 （2）活动背景 （3）活动目的、意义和目标 （4）所需资源 （5）活动开展 （6）经费预算 （7）活动中应注意的问题及细节 （8）活动负责人及主要参与者 6.4.3任务分解图和任务书 你怎样吃掉一头大象? 明确怎样才算完成任务 明确任务的可操作性 明确任务的现实性 明确任务的期限 写好任务书 一个通用技巧就是掌握规范用语，也就是将任务进行分解，其逻辑步骤是将项目分解为任务单元、任务和子任务。 人月神话 认为用人月作为衡量一项工作的规模是一个危险和带有欺骗性的神话，它暗示着人员数量和时间是可以相互替换的。 N 个人将产生n(n-1)个