文書處理實施要點簡報 - sip.csjh.tp.edu.tw.pptVIP

* 「函」之製作要領如下： （一）一般原則：文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確」之要求。文句應正確使用標點符號。 （二）分段款式： １、「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 ２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。 ３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。 （三）各段規格：每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號。「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號下書寫。「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。 * 簽之撰擬要領如下： （一）簽之一般原則：使用「簽」者，文末應用「敬陳葛校長」字樣。使用便箋者，文末不必敘明某某長官字樣。 （二）擬辦方式： １、先簽後稿：(1)訂定、修正、廢止法令案件或有關政策性或重大興革案件。(2)牽涉較廣，會商未獲結論案件或擬提決策會議討論案件。(3)重要人事案件或其他性質重要必須先行簽請核定案件。 ２、簽稿併陳：(１)文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。(２)依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。(３)須限時辦發不及先行請示之案件。 ３、以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。另一般存參或案情簡單之文件，得於原件文末下方空白處簽擬或使用便箋，以條列式簽擬。 * 公文用語規定如下： （一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉 行照辦」等。 （二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。 （三）直接稱謂用語：有隸屬關係之機關上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。無隸屬關係之機關對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。對機關首長間上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」；自稱「本」。機關 (或首長) 對屬員稱「台端」。對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 （四）間接稱謂用語：對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。 * 承辦人員擬辦文書時，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核。無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及上級命令優於下級命令之原則處理。 承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 承辦人員對毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。 * 承辦人員辦稿時，應於稿面填列下列各項： 「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 「速別」：係指希望受文機關辦理之速別，填「最速件」或「速件」或「普通件」。 「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 「附件」：請註明內容名稱、型式、數量或其他有關字樣。 「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，機關內部得以加發「抄件」之方式處理。 「承辦人員」：由承辦人員於稿面簽署欄之適當位置蓋章，並註明辦稿之月日時分。 「檔號」及「保存年限」：於稿面右上方適當位置列明。如有漏填，由收發或核(閱) 稿人員退請補填。 * 承辦人員辦稿時，處理附件應注意事項如下： （一）附件應檢點清楚，隨稿附送。 （二）附件有二種以上時，應分別標以附件一、附件二......。 （三）如需以原本發出，而原本僅一份時，應註明：「原本隨文發出，抄本或影本存卷」。 （四）行文時不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。 （五）有時間性之公文，其附件不及隨文送出者， 應註明「文先發，附件另送」。 （六）附件宜儘量用電子文件。 （七）附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。 * 承辦人員擬稿應注意事項如下： （一）擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明、扼要為準。 （二）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。 （三）各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。 （四）文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 （五）擬稿