秘书实务 重点.ppt

第二章 日常事务工作 第1节 办公室环境管理 第2节 管理自己与上司的时间 第3节 上司日程安排 第4节 接电话与处理邮件 第5节 印信管理与保密工作 6节 办公室领用现金管理 与商务费用报销 办公室环境管理 通过秘书办公室管理工作的学习和训练,掌握办公室环境的设计和布置能力；妥善管理办公用品的能力。 项目1 办公环境管理 办公室环境的构成及布置要求： 3、办公室声音：安静，无噪音 ①避免户外声音干扰； ②避免办公室内声音干扰； ③避免办公设备声音干扰。 4、空间环境：无障碍 ①桌椅摆放合理，便于行走： ②没有私拉乱扯电线或电话线； ③常用档案柜及其设备应就近摆放； ④公共走道或安全出口不能摆放其他物品； ⑤秘书座位与上司座位临近，便于沟通。 办公桌面整洁有序。 ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。 ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。 ③办公必需品齐备。 ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。 ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。 5、视觉（光线）环境： 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和光线。 办公室内覆盖物: ?(1)有效地使用颜色。 ?(2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。 ．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。??? 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。 （自然采光；照明光） 6、办公室的安全环境管理 识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。 案例分析： “如果是你，你会怎么办呢？” （二） 办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为 宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。 办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记 不同的办公室，设备配置不一，配置的依 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 主要应有三个方面。 （三）办公室的环境管理 秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处 的场所和氛围，因此包括物质环境，也包括人文环境。 办公室环境安排 是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘 书人员相对固定的办公座位格局。 秘书有两种办公形式： 开放式办公室 封闭式办公室 优点：相对独立、可集中注意力，保护资料的隐 密性 缺点：成本高、不易于监督 开放式办公室 优点：成本低、便于相互交