高效会议秘诀讲解.ppt

LOGO 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 6 合适的时间 上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下： 心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。 最适合调动员工集思广益、头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 员工进入工作状态。最适合进行一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。 员工进入一天当中的倦怠期，希望马上回家，这时会议往往会事倍功半。 上午8-9点之间 上午9-10点之间 上午10-12点或下午1-3点之间 下午3-5点之间 LOGO 第 * 页 高效会议秘诀 中层经理人培训之—— 讲师：吕少怀 V1 第 2页 目录页 会议概述 会议为什么低效 如何提高会议效能 第 3页 过渡页 第一章 会议概述 会议概述 01 第一节 什么是会议 会议 习 学 议 会 讨论、商议 聚会、见面、集会 会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。 会议是一种群体沟通的方式。 会议概述 01 第一节 什么是会议 人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。 公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。 会议起源 会议概述 01 第一节 什么是会议 中国的会有多少 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。 《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息：1999年， 北京只有一二百家服务于会展的专业公司，而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司，形成了滋生腐败的温床。2011年，中国首个《中国会议蓝皮书》在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长20%。 会议概述 01 第一节 什么是会议 在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。 具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人是企业职员，30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。 LOGO 正文 . 第一章 会议概述 01 第二节 会议有什么作用 先请各位管理者思考一下？ 您答对了吗？ 正文 . 第一章 会议概述 01 第三节 会议的时机选择 啥时该开会？啥时不需要开会？ 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决； 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 适于开会的情况 1 2 3 4 5 6 正文 . 第一章 会议概述 01 第三节 会议的时机选择 已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论； 会议成本太大，或还有比开会更好的办法； 问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好； 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围； 发起人对要解决的问题已经作出决定； 大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。 1 2 3 4 5 6 LOGO 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 先请各位管理者思考一下？ 会议有哪些成本？ LOGO 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是： LOGO 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。 而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。 LOGO 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 金钱成本