商务通讯礼仪摘要.ppt

商务通讯礼仪 电话礼仪概述 对商界人士来说，电话不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的工具，而且是商务人员所在单位或个人形象的一个载体 电话礼仪概述 人们在通电话的整个过程中的语音、声调、内容、表情、态度、时间感等的集合。 电话形象在现代社会中无处不在，商务交往又与电话“难解难分”，凡是重视维护自身形象的单位，无不对电话的使用给予高度的重视 座机礼仪 座机礼仪 这个电话应该何时去打 —— 公务电话最好在上班时间打，不要占用他人的 私人空间，尤其是节假日时间。 —— 不要在他人的休息时间打电话。每日上午7点之 前，晚上10点以后，午休时间和用餐时间，都 不宜打电话。（若因紧急事情打电话给对方， 应在通话之初为此说声“对不起”） —— 双方约定的通话时间，轻易不要变动。 —— 与外商通电话，先要了解一下时差，以免打扰他 人。 电话内容要规范 ——通话三分钟原则：发话人应当自觉地、有意识地将通话时间控制在3分钟之内，尽量不超过 ——事先要准备：最好把对方的姓名、电话号码、通话要点等内容列出清单，以免给人说话无条理，无重点，或遗漏内容。 ——内容要简明扼要：电话接通后，应先向对方问候，随后自报单位、职务、姓名，请人接转对方时，要向对方致谢。通话时最忌讳吞吞吐吐，含糊不清，东拉西扯。 电话内容要规范 ——通话时语速应适中，语气要亲切热情。用清晰而愉快的语调接电话，能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。不要在打电话时带上自己的情绪。 ——通话时，嘴部和话筒之间保持3里面左右的距离，可以避免对方感觉声音过高或过低。 打电话时，开口讲的第一句话应当讲究 适可而止 当内容说完时，应果断地终止电话，一般应该由通话双方中位高者终止通话。不要反复重复，再三絮叨。 注意打电话时的举止 ——不要把话筒夹在脖子下面，也不要趴着、仰着、 坐在桌角上，更不要把双腿高架在桌子上，不可边走边打。 ——不要以笔代手去拨号 ——通话时嗓门不要过高或过低 ——挂电话时应轻放话筒，不要用力摔，令对方 起疑 ——一旦拨错电话，切记要对被打扰的对方道歉 座机礼仪 座机礼仪 常用的问候方式 用于正式场合 “您好！星海集团公司人事部田雨，请讲。” 用于一般场合 “您好！京南公司广告部，请讲。” 用于普通的人际交往 “您好！玛丽，请讲。” 座机礼仪 座机礼仪 座机礼仪 手机礼仪 手机礼仪 手机礼仪 手机礼仪 手机礼仪 电子邮件礼仪 电子邮件礼仪 电子邮件礼仪 电子邮件礼仪 电子邮件礼仪 THE END 回复的信件，要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节，最好写上来自**公司的邮件，年、月、日以便对方一目了然又便于保留。  文体格式应类似于书面交谈式风格 开头要有问候语 ，结尾也可随意一些 如果写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”；结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼!”这样的格式 内容简明扼要 针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话。 发邮件时一定要慎重，还要定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响 * 座机礼仪 1 手机礼仪 2 电子邮件礼仪 3 电话礼仪概述 4 在商务交往中，普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位，为通话者本人绘制一副给人以深刻印象的电话形象。 电话形象 座机礼仪 1 拨打 电话 2 接听 电话 拨打电话 工作中打电话给别人的人称为发话人，当准备打电话时应注意以下问题： 这个电话该不该打 需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等时候，都有必要向对方拨打电话。 毫无意义和内容的“没话找话”式电话，最好不要打。更不要在单位打私人电话，煲电话粥。 座机礼仪 座机礼仪 座机礼仪 座机礼仪 ——用于正式的商务交往 要求礼貌用语，并把双方的单位、职衔、姓名“一同道来” “您好！我的省化工进出口公司营销部副经理王琳琳，我 要找西华市化工进出口分公司经理高杰先生。” ——用于一般性的人际交往 在使用礼貌性问候以后，应同时准确地报出双方完整的 姓名 座机礼仪 “您好！我是余力，我找谢飞。 座机礼仪 座机礼仪 接听电话 商务人员在接听电话时虽然是被动的一方，也须专心