商务信函BUSINESSLETTER摘要.ppt

BUSINESS LETTER 什么是商务书信? 英文商务书信是一种常用的商业联系媒介,它是一种通过书面完成的人际交往。商务书信写信人总是在推销什么,包括一种产品,服务,观念,甚至是公司形象等。 如果你想写好商务书信，首先必须记住，你是在同你的读者进行交谈。这种交谈成功与否，关键在于你书信的表达方式和内容。 书信写得好，就可能为你赢得业务，促进和发展与客户的关系，消除误会，缩小分歧。相反，就可能招致新的矛盾，失去客户，达不到书信的目的，同时说明你不具备处理日常事务的能力。 信封格式 寄信人地址 收信人地址 STAMP SAMPLE Hubei Education Institute No.1 Liufang Street, Wuchang, Wuhan, 430071, China To: John Smith 5th Avenue, Manhatton New York, 23575 U.S.A Stamp 商务书信的结构 商务书信的构成可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指一般情况下不可缺少的部分。如信头、日期、封内收信人地址、称呼、正文、客套结束语、签名。增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，如附笔、附件、副本注明、信件编号等。 信头 letter head 一般由公司直接打印在信纸上方,包括公司名称、地址、联系方式，便于收信人一看即知道信件来自哪里，也便于回信。 如果没有打印的信头，则要写发信人地址，一般在右上角。 地址的名称按由小到大的顺序排列。 具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。 No.1 Liufang Street Wuchang Wuhan 430071 　 People’s Republic of China 999 Park Avenue Rockford IL 61125 USA 写信日期 date line ①年份应完全写出，不能简写。　　②月份要用英文名称，不要用数字代替。　　③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。　　④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。　　日期可有下列几种写法：　　① Oct. 20, 2004　　② Sept. 16th, 2004 　　 ③ 10 May 2004 　　④ 3rd June 2004 收信人及地址 inside address 信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行。 前面加收信人及公司名称 Mr James Green Marketing Director Green Industries Inc. 999 Park Avenue Rockford IL 61125 USA 称呼 Salutation 对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。 知道对方姓名的，一般用Mr., Mrs.或Miss Dear Mr. Jim White 知道对方头衔或职位的，可用对方头衔称呼对方 Professor Jim White President Bush 不知道对方姓名身份的，一般用 Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mesdames, Dear Sir/Madam, 主题 subject 商务信件有时正文前还会有主题行，便于收信人快捷了解信件的主题，下划线或大写。 Delivery of your order# 2235 正文 body 正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。 每段只说一件事。 熟记常用开头结尾句。 Thank you for your letter dated Dec.22,2011.I am wri