第六章商洽类公文函详解.ppt

四、函的格式和写法 标题 函的标题可由发文机关 + 事由 + 文种构成，如《××公司关于商请报价的函》 。也可由事由 + 文种构成，如 《关于商请报价的函》。值得注意的是，复函的标题通常在“函”前加上“复”字，如《关于商请报价的复函》。 发文字号 公函一般都有发文字号，由“机关代字+函+发文年份+序号”构成；便函通常省略发文字号。 正文 开头。写行文的缘由、背景、依据、目的等。 发函的开头写清发函缘由，即商洽、询问、请求批准的理由、依据等。此处不必像写私人信函那样写客套话，而是开门见山，直奔主题。 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题。继而，有的复函以“现将有关问题函复如下”等承启语引出答复意见。 如：“你局《关于××的函》（×函〔2015〕1号）收悉，现将有关问题函复如下：” 主体 写需要商洽、联系、询问、答复、请求批准或答复审批及告知的事项。 这部分要求具体明确，干脆利索。切忌长篇大论。 结语 不必对方回复的，结语常用“特此函告”、“特此函达”（如范文四）；若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”、“恳请予以函复为盼”等语（如范文一）。请批函多以“请批准”、“请予审批”、“请给予大力协助为盼”、“望准予××为荷”等。 复函的结语常用“特此函复”“此复”等。 五、注意事项　　 1.正确使用文种。特别是要注意请批函与请示的区别。 2.一事一函。 3. 开门见山。不要问候、喧寒、客套。 4.措辞得体。要使用谦和、礼貌、诚恳的语言。不要恭维逢迎，盛气凌人。 ××学校关于解决进修教师住宿的函 ××大学校长办公室： 　　 首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。 　　 事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教师到××学院进修。因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下，我们情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且有乐于助人之美德。因此，我们抱一线希望，冒昧地向贵校求援，请求贵校救人之危，伸出援助之手，为我校进修教师的住宿提供方便。为此，我们将不胜感激。有关住宿费用等事宜，统按贵校的有关规定办理。 以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望能谅解。最后，再次恳请予以关照！ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ××学校（印章）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ××××年×月×日　 错误案例 【分析】就内容而言，这份函对事情的交代是清楚的。但行文失范，用语错误，冗长拖沓，违背了函的写作要求（商洽）。 　 ××学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函 ××大学校长办公室： 　 为培养师资，我校选派了五名教师到××学院进修，但因该院基建工程尚未完工，我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决。请贵校为我校五位教师提供帮助，解决其住宿问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。 如蒙慨允，请即复函为盼。 ××学校（印章） ××××年×月×日 修改稿 关于请求支援尿素的函 XX市政府办公厅： 据悉，贵市化肥富足，我市目前化肥短缺，已严重影响我市农业春耕生产，为此，特去此函，请贵市支援我市尿素200吨。望能照此办理，并请及时复函。 XX市人民政府办公厅（章） 2015年X月X日 请修改 ××市人民政府办公厅关于请求支援尿素的函 ××市人民政府办公厅： 　 入春以来，由于我市农耕面积大幅增加，导致化肥供应无法满足春耕生产的实际需要。（困难产生的原因）为顺利开展我市农业春耕生产工作，解决我市实际困难，恳请贵市支援我市尿素200吨，（发文缘由及商洽的事项）相关费用事宜，按贵市有关规定办理。（商洽事项的补充说明）