淡江大學 公文管理系統 教育訓練 - tcjh.ntpc.edu.tw.pptVIP

* * * 新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案 【學校平行測試作業說明】 101/09/03 * 大綱 平行測試目的、測試期程 登入二代公文系統方式 平行測試方式說明 配合事項 簽(會)辦流程 其他說明 * 平行測試目的 於二代公文系統上線前，讓使用者進行實機作業，達到熟悉系統操作及確認測試公文能於二代公文系統完成簽辦與結案歸檔。 達到二代公文系統上線時能平穩且縮短一、二代公文銜接適應期。 環境確認：預備自然人憑證及機關憑證、讀卡機及憑證程式安裝註冊、簽辦流程及角色設定，公文可否正常列印、條碼機是否正常列印。 暸解紙本簽核與線上簽核流程的差異。 線上簽核公文如何使用自然人憑證做加簽及驗證等重要處理程序。 * 平行測試期程 階段 測試日期 憑證補簽 日期 測試終止日(系統維護) 預定 上線日期 第一階段 (北峰國民小學等53校) 101/9/12 101/10/1 101/10/12 101/10/22 第二階段 (三重國民小學等48校) 101/9/17 101/10/8 101/10/19 101/10/29 第三階段 (中湖國民小學等60校) 101/9/24 101/10/15 101/10/26 101/11/05 第四階段 (中山國民中學等62校) 101/10/1 101/10/22 101/11/2 101/11/12 第五階段 (瑞平國民小學等60校) 101/10/8 101/10/22 101/11/09 101/11/19 實際上線日期，將另行發文通知。 * 登入二代公文系統方式 從二代公文測試網址登入 .tw/atpc_sod20/ 輸入公務帳號、密碼登入 * 平行測試方式說明 (模擬)電子公文 交換系統 測試公文(紙本)： 複印實際公文 二代公文(管理及製作) 公文辦理 歸檔 1-1 1-3 2 3 (收文、擬辦、會辦、核批、發文、歸檔) 測試公文(電子)： 資訊中心發電子文 1-2 (不會真的做電子交換) * 平行測試方式說明 測試項目： 測試紙本簽核。 測試線上簽核。 表單申請。 測試注意事項： 測試公文務必使用測試用公文夾(參考下一頁)，避免與正式公文混淆。 * 平行測試方式說明 (測試用公文夾) 紙本簽核時，請於公文左上方手寫「二代公大測試」等字樣，以便與實際公文區別。 * 配合事項-機關聯絡窗口 平行測試作業 協助安排處理平行測試作業前準備事項。 協助宣導平行測試相關規定。 擔任初步問題處理及問題反應的窗口。 準備測試用公文夾，準備數量以機關人數為基準，乘以2.5倍，建議50%之測試用公文夾可放置於收文處，以利分文使用。(例如機關人數50人，請準備125個測試用公文夾，75個放置於收文處) 若有測試問題，每日中午請彙整各機關測試問題後mail至doc2@.tw，或請參考員工入口網群組活動社群討論二代公文系統。 * 配合事項-文書 測試紙本簽核 每日複印收到的實際紙本公文，每日登錄３件；公文正本應於原公文系統內簽辦公文，複印公文同時也於二代公文系統進行簽辦；測試公文務必於３日內辦結(可先以臨時憑證辦結，第３週再進行憑證補簽）。 平均分配測試公文。 複印公文上註記為測試公文且使用測試用公文夾，送交承辦單位或承辦人直接進行辦理。 * 配合事項-文書(續) 測試線上簽核 每日登錄電子來文，每日登錄３件，測試公文務必於３日內辦結。 平均分配測試公文。 電子收文登錄預設走線上簽核，不須列印電子來文的紙本公文。 * 配合事項-文書(續) 若發文方式為電子交換，測試公文發文登記後，系統不會真的將公文電子交換出去；若發文方式為紙本郵寄或遞送，請勿將測試用的公文郵寄或遞送出去。(測試後，紙本交由文書人員進行銷毀） 測試紙本簽核 收到紙本公文，進入二代公文系統做發文處理。 測試線上簽核 不會收到紙本公文，直接進入二代公文系統做發文處理。 * 配合事項-文書(續) 測試紙本簽核 收到紙本公文，進入二代公文系統做點收、編目處理。 點收編目後，可將「紙本公文」自行銷毀 測試線上簽核 不會收紙本公文，直接進入系統做點收，點收後使用機關憑證加機關章後，再做編目。 於二代公文系統中進行稽催管考處理-使用系統稽催報表瞭解公文辦理狀況。 * 配合事項-承辦人 測試紙本簽核 每位承辦人至少要創簽稿並登錄取號3份不同格式的公文，簽核方式選擇紙本簽核，進行存查/發文簽辦，最後歸檔。(格式包含簽、函、開會通知單、便簽及常用格式) 測試公文務必於３日內辦結(辦結後之紙本公文請自行銷毀)，測試過程中產生的創簽、創稿、發文函皆需列印。 公文放入承辦人自己的測試公文夾辦理該測試公文。 辦理公文的內容上須寫明測試公文。 本案可收文、發文及可受會機關為：測試中之機關名稱（如「測試機關新北市板橋區板橋國民小學」