淡江大學 公文管理系統 教育訓練 - sec.ttu.edu.tw.pptVIP

紙本公文，如何歸檔註記？ * 當長官於紙本公文上批示決行，請承辦人進行【決行歸檔註記】。 決行發文 待辦區作業→「承/會辦待辦區」 →點選【決行歸檔註記】鈕→選擇『決行類別：發文』，輸入長官批核意見，點選【存檔】鈕 再按【回登記桌】鈕，將公文送至登記桌。 * 決行註記處理-決行發文 * 決行發文註記處理 當長官於紙本公文上批示決行，請承辦人進行【決行歸檔註記】。 存查歸檔 待辦區作業→ 「承/會辦待辦區」 →點選【決行歸檔註記】鈕→選擇『決行類別：存查』或，輸入長官批核意見，點選【存檔】鈕 。 再按【回登記桌】鈕，將公文送至登記桌。 * 決行存查註記處理 * 決行存查註記處理 公文逾時，如何展期申請？ * 公文展期申請 當公文即將到達限辦日期卻尚未辦理完畢，需要執行公文展期申請，該如何操作？ 操作步驟： 表單作業→「公文展期申請」。 輸入公文文號→點選【查詢】。 輸入展期天數、申請原因後，展期後限辦日期系統會自動帶出。 點選【申請】，完成公文展期申請。 * * 公文展期申請 如何設定代理人？ * 操作步驟： 點選承辦作業→「代理人設定」。 點選【新增】→選擇代理人→輸入代理期間→ 選擇代理項目→選擇授權角色→設定完畢後，按下【存檔】完成設定。 代理人設定 代理項目： 請假代理：當請假時提供設定請假代理 常態代理：一般常態性代理工作。 授權代理：授權表單批核使用。 * 代理人設定 42 代理人於代理生效時間內進入系統，於左邊功能樹部份，會顯示﹝代﹞字的被代理人功能樹。 代理人設定 * * * * * 批示意見一定要輸入才可決行 多稿則每份稿都要輸入批示意見才可決行 * * 講師：林志勇 公文線上簽核管理系統 承辦人作業 教育訓練 課程大綱 承辦人作業流程 非承辦業務，如何退總收文改分？ 外來文存查簽核與會辦公文？ 外來文函復－以稿代簽？ 如何預排公文傳送流程設定？ 已送出的公文，如何送件抽回？ 如何創簽/創稿？ 如何刪除簽稿？ 紙本公文，如何決行歸檔註記？ 公文逾時，如何展期申請？ 如何設定代理人？ * 承辦人作業流程 * 承辦人作業流程 創稿 函復 會辦 承辦人 歸檔 發文 主管決行 歸檔 發文 主管 承辦人 * 非承辦業務，如何退總收改分？ * 退總收改分 操作步驟： 在承/會辦待辦區→勾選文號，點選【設定傳送流程】 →選擇下方「總收文室」點選兩下 →流程帶入設定框中→傳送。 6 外來文存查簽核與會辦公文 * 承辦人如何存查公文？(線上簽核公文) 待辦作業區→「承/會辦待辦區」→ 系統自動簽收→ 點選公 文文號→開啟公文製作→ 【意見輸入區】輸入意見→ 存檔 →設定傳送流程（排定陳核長官的流程）→【傳送】。 承辦人如何簽會辦公文？ （處理方式同存查公文） 待辦作業區→「承/會辦待辦區」→點選欲簽辦之公文文號→ 【會簽意見】輸入意見→【設定傳送流程】 →【傳送】 線上簽核公文存查 * 線上簽核公文存查 在意見區輸入存查意見 9 10 步驟1：點選左邊欲傳送的單位，再按中間的【新增】鈕（資料會出現在右方順會框中）。 步驟2：【傳送】即可將資料傳至右邊框內設定的第一個流程 註：若點選【存檔】則資料只存檔不送出。 線上簽核公文存查 外來文函覆－以稿代簽 * 承辦人如何函復公文？(線上簽核公文) 待辦作業區→「承/會辦待辦區」→ 系統自動簽收→勾選欲 函復的公文文號→ 點選【簽辦】→開啟公文製作→ 【增加 簽稿】選函稿→完成公文製作 → 設定傳送流程（排定陳核 長官的流程）→【傳送】。 如何函覆公文 * 函覆公文 * 如何函覆公文 選擇公文範本 * 如何函覆公文 完成公文製作 如何預排流程設定？ * 預排流程設定 預排流程設定： 承辦作業→ 「預排流程設定」 →『新增』→流程命名→點選欲傳送之單位或對象→『新增』→『存檔』，可同時依公文屬性，先行設定多組流程備用。 預排流程請勿事先設定『總發文』與『總檔案室』 * 3.引入預排流程：當線上公文製作完成要傳送時，點選『設定傳送流程』引入預排流程→按「確定」帶入流程。 * 已送出的公文，如何送件抽回？ * 公文抽回系統操作 若公文送錯單位，該如何將公文抽回辦理？ 操作步驟： 在待辦區作業的「承/會辦待辦區」→篩選條件→點選【已送出未簽收】 勾選欲抽回之公文，在「其他功能」 → 【送件抽回】。 ※前提：須在對方單位尚未簽收前才可抽回。 * * 公文抽回之圖片說明 如何創簽/創稿？ * 公文製作介紹 點選首頁上方點選【創簽/創稿】進行公文製作 選擇公文格式，連續點擊兩下可帶入編輯畫面 * 公文製作介紹 * 工具列 意見、流程