档案管理制度附件7要点.docxVIP

PAGE51 / NUMPAGES66 附件7： **公司档案分类方案 总则 主要内容 本方案规定了**公司（以下简称“公司”）档案分类方法、各类别档案类目设置、管理流程、归档范围和保管期限等，确定了公司档案管理的基本方法。 制定依据 本方案依据《**档案分类管理办法》，结合各类别档案管理办法，以公司全部档案实体为对象，依据主营业务和管理职能的特点，科学划分类别，优化管理流程，细化归档范围，建立有序完善的档案分类管理体系，便于科学管理与开发利用。 分类管理原则 分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳定、具扩展性。 管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。 适用范围 本办法适用于公司总部、司属各单位。 分类规则 全宗号设置 全宗 是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 全宗号 是立档单位的唯??编号，通常由档案馆或上级档案机构给定，**办公厅负责给定所属机构的全宗号。通常全宗号长期固定不变。 全宗号结构 由 6位数字标识，全宗号前两位为二级子企业顺序号，中间两位为三级子企业顺序号，后两位为四级子企业顺序号。公司所属各单位全宗号及分支机构代码号详见附件 1。 类目设置 类目共设 10个，即党群类、行政类、人力资源类、财务资金类、成本与审计类、投资类、工程类、规划设计类、销售类、项目类。一般情况应保持稳定，不得改变。 标识、编号及排列方法 标识符号 档案分类中的类目标识符号一律采用阿拉伯数字标识。 党群类 1 行政类 2 人力资源类 3 财务资金类 4 成本与审计类 5 投资类 6 工程类 7 规划设计类 8 销售类 9 项目类 10 档号编制规则 档号基本结构 基本结构：全宗号-类目号-年度（项目号）-顺序号（案卷号）年度和项目号可根据需求进行细分、添加或删减；采用立卷归档的档案编号可根据需求设置案卷号。采用目录号辅助档案编号的方式可继续沿用。 年度 4 位数字。 项目号 项目（专题）顺序号（或设备顺序号、产品顺序号）。 保管期限 分为永久、30年和10年。沿用永久、长期、短期代码标识，即：永久：Y；30年：C；10 年：D。 目录号 同一全宗内不允许出现重复的目录号，一个目录号只能给定一个类目。 案卷号 案卷的排列顺序号，通常为 4位数字。 顺序号 文件的排列顺序号，通常为 4位数字。 档号的编制方法 编号时，各层级中用“-”隔开；年度和项目号之间用“.”隔开。 编号排列方法示例： 档案的编号排列 各类档案以件为单位进行整理，采用按大类分属类的排列方法，即归档文件在同一年度、同一保管期限内，按机构、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，并按排列顺序逐件编号。 档号基本结构：由全宗号、类目号、年度、保管期限和顺序号组成。 档号示例：全宗号-类目号-年度-保管期限-顺序号 020801-1-2013-Y-0001 案卷排列 各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序，保持相对稳定。 党群类档案（1）管理办法 管理职责 党群工作部为党群类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理和评价反馈。 项目负责对本项目党群类文件材料进行整理与归档。 归档文件收集、整理和移交情况应纳入各项目绩效考核指标。 归档范围 党群类档案是各单位在经营管理工作中产生的具有保存价值的文件材料，具体归档范围及保管期限详见附件2。 整理单位 党群类归档文件通常以“件”为单位整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示文与批复文可为一件。 归档要求 业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。 归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、著录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。 文件材料的归档份数：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数。 文件材料纸质版和电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。 档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。 业务部门向档案部门移交归档文件时，应将