公文的适用范围及特点.doc

文种的适用范围及特点 一、请示： （一）定义：适用于向上级机关请求批示、批准。 （二）请示按内容不同分为两种： 1、请求指示的请示（一般用于下列情况）： （1）工作中发生了重大问题或者对一些特殊问题以往没有规定，难以处理时； （2）本机关、本单位意见分歧较大，无法统一，需要上级机关裁决时等。 2、请求批准的请示（一般用于下列情况）： （1）工作中遇到了困难，需要上级帮助解决时； （2）因特殊情况难以执行统一政策，需要变通政策处理时； （3）由于本机关职权范围所限一些事项不能决定或者决定不了时； （4）出现建立机构、增加编制等需求时。 （三）注意事项 “请示”应遵循以下原则： 1、一事一文； 2、只有一个主送机关，不多头主送； 3、不越级请示。 4、凡是请求上级机关的事项，它还不具备执行条件和行政约束，所以，请示不得同时抄送下级机关。 （四）请示的结构及写法 请示正文包括：原由、请示事项、请示要求三部分。 1、原由：请示的原由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要在正文的开头。先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的原由是写作请示的关键，写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。 2、事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。（建议在写请示前，先与相关职能部门沟通） 3、要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常用的写法有：“妥否，请批示”，“以上请示，请审批”等等，虽然是很简单的一句话，但却是请求必不可少的内容。 二、报告 （一）定义：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （二）报告按内容可分为三种： 　1、工作报告 　2、情况报告 　3、答复报告 （三）注意事项 1、“报告”在文种的使用过程中有与“请示”和“函”混用的情况。应该注意三者之间的区别。 2、请示与报告在使用上的区分： （1）请示的目的是请求上级指示、批准，要求做出明确批复；而报告的目的则在于让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复。 （2）请示必须在事前行文，报告则可在事后行文。 （四）报告正文的写作要点 1、工作报告：正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。 2、情况报告：情况报告常用于向上级汇报下事项： （1）严重的灾害、事故、案情； （2）督促办理或检查某工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果。 （3）举办重大活动、召开重要会议的基本情况。 （4）对某项工作造成失误和问题的检讨与反思。 三、意见 （一）定义：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （二）意见的分类： 1、国家行政机关公文中的“意见”行文方向具有多向性。 可用于上行文、下行文和平行文。 2、“意见”根据性质和用途的不同分为“指导性意见”、“实施性意见”、“建议性意见”和评估性意见四种类型 。 3、作为上行文：应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。 4、作为下行文：文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。 5、作为平行文：提出的意见供对方参考。 （三）写作注意事项： 1、前言一般先概括、分析当前面临的状况、问题和必须采取措施的原因，然后以“为了……，现提出如下意见”的名式引出多以条文形式分述的目标、任务、实施要求、措施办法，或者建议事项、意见等。 2、结语。不同类型的意见，采用不同的结语。呈报性建议意见可用“以上意见代领导决策参考”、“以上意见供参考”作结。 四、通知 （一）定义：适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。 1、指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施，可使用这种通知行文。 2、批示性通知（批转、转发性通知）。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。批转性通知需在标题中加“批转”两字；转发性通知需在标题中加“转发”两字。 3、知照性通知。诸如成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章等。 （二）通知的写法： 1、指示性通知的写法： 指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性原则、具体工作要求等。 2、批示性通知（批转、转发性通知）的写法： （1）说明批转的目的或陈述转发的理由。 （2）对受文单位提出贯彻执行的具体要求； （3）根据具体情况做出补充性的规定。