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事业单位人事档案信息化的现状分析 　　摘 要 随着信息技术不断发展，传统实体式人事档案存档放式已不适用于事业单位档案的发展。因此，人事档案信息处理自动化和数字化的趋势势在必行。人事档案面临着从传统到科技信息化的重大变革，如何加速人事档案管理信息化成为当前研究的重点。我们所有事业单位都要寻找传统人事档案管理模式的不足，汲取现代化的档案管理模式，形成符合企业实际发展的方法，更好地为社会服务。 中国论文网 /3/view-7184658.htm 　　关键词 事业单位 人事档案 管理 信息化 　　万丈高楼平地起，只有始终将档案管理工作方面的基础工作放在首位，接下来的档案管理工作才能有条不紊地进行。人事档案管理工作要在事业单位中建立一个以事业单位员工人事档案信息为基础的员工信息系统。 　　一、事业单位档案管理现状分析 　　目前，大部分企事业单位档案管理信息化水平低，特别是人事档案的管理比较混乱，主要体现在以下几个方面：第一，部分单位仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，导致档案管理效率低下。第二，部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即数字化，导致档案管理的信息化建设水平较低。第三，对人事档案的重视不足，员工的业务水平不高。虽然目前许多单位不同程度地实行档案管理信息化建设，但绝大部分只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序及检索，还没有把其拥有的人事档案信息实现数字化，还不能够实现网上资源共享，使得人事档案资源利用率低，工作效率低，降低了人事档案在社会中的需求作用。 　　二、改善人事档案管理的措施 　　（1）严把人事档案管理的第一关。对于新增的人员从两方面做起：1）对各类新进人员做好档案接收工作。未及时移交档案的，要做好催交工作。2）在档案接收时对材料进行认真地查阅，发现材料缺失的及时和对方机构联系，补全材料。尤其是调动员工，工作时间较长，在社保上有视作缴费年限的员工，视作缴费年限工作记录材料一定要相当完整。如有缺失一定要和对方单位联系解决。建立一个优质的人事档案网站和人事档案信息管理系统，并配备相应的检索工具。在这一阶段人事档案网站主要起宣传作用，完善人事档案信息管理系统，建立人事档案全文数据库，并在人事档案网站上提供个性化服务。全文数据库和个性化服务是档案信息化管理的必然趋势。 　　（2）提高人力资源部各岗位管理工作的协调与互补。人事档案中的很多材料都在人力资源管理中逐步产生。员工的出勤情况，员工的教育培训情况、绩效考核，人力资源部门各岗位都会有员工不同方面的材料，如员工岗位变动、晋升提拔，员工的薪酬变化等，具体主要从两方面做好：1）各岗位成员在工作中形成的材料做好保管，尽量保证人力资源管理过程中信息动态完整。2）完善档案材料移交的程序，做好材料移交记录。对于平时工作中形成的重要档案材料，移交时最好做好记录，包括移交的时间、材料名称或内容概括、移交双方人员的姓名。3）各岗位成员定时将材料移交人事档案保管人员，也可以人力资源部定时对需存档案的材料进行整理和装订，共同参与材料的收集与整理，提高人事档案材料的质量。 　　（3）提高人事档案管理工作的前瞻性。当今是一个知识迅速增加、不断更新的信息时代，新情况、新问题层出不穷。人事部门成员不但要加强相关法律法规、信息技术等方面知识的学习，不断完善自己的知识结构，拓宽自身的知识领域，熟悉掌握本岗位的专业业务知识，另外还要不断学习新知识，掌握新本领，开阔新思路，才能牢牢抓住工作的主动权。加强学习，不仅加强业务知识的学习。学习的同时要会思考，在人力资源管理信息化的发展方向指引下，多一点创新，扩大员工档案材料收集的范围，做到人员全覆盖，信息全方位。 　　（4）做好人事档案管理人员的培训。人事档案管理工作应该向数字化靠拢，建设档案信息化管理工作。做好档案的信息化管理工作是现代档案管理工作的需要，从实体人事档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理人事档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在使用过程中要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子人事档案建立过程中，要保证人事档案出有内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享。信息化时代到来后，人才成为企业发展的必要组成部分，很多企业人事档案仅仅能体现员工最基本信息，不能突出企业中不可或缺的管理和技术方面的能手的能力、性格、特长等方面的内容，导致不能为管理者提供选拔聘用员工所需的元素，使人事档案无法充分发挥其应有作用。 　　三、做好人事档案的保密工作 　　人事档案涉及个人隐私，在单位管理时可以共享，但是保密工作也要加强。首先，我们要做到保管档案和保密档案。保管档案是