《办公室实务》第四讲详解.ppt

办公室管理名言 中国有13亿人口，不管多么小的问题。只要乘以13亿，那就成为很大很大的问题……这是中国领导人任何时候都必须牢牢记住的！ ——温家宝总理 办公室管理名言 脱掉一层皮 办好一个会 第七章 会议及会谈实务 【知识与能力考核点】 1．会议的目的 2．会议的分类 3．会议实务 【考核要求】 一、 一般了解： 1．会议用语 2．会议出席者的位置 3． 会议用品的准备 4． 分析会议成本 一、文秘人员与会议 明确文秘人员在会议中的角色：是会议的参加者、组 织者、协调者或者是会议与会者或主持者的助手，或充当 会议记录员。 二、会议的基本知识 1、会议的分类： （1）以目的分类：①说明会议②研究会议③解决问题会 议④学习会议。 （2）以形式分类：①圆桌会议②公开讨论会③小组讨论 ④议会型讨论⑤头脑风暴会议⑥远程电信会议。 （3）以职级分类：①股东会议②董事会③常务董事会④ 中层管理人员会议⑤员工大会⑥工作场所会议。 2、会议用语 议案、提案、表决、议决、票决、例行会议、 分科会、咨询、答询、最低出席数、临时动议。(p121页） 三、会议的计划与准备 1、举行会议的决定。2、参加会议的人选 3、会议日期、时间的决定。4、会议场所的选择 5、议程表制作和执行方法 6、会议通知的写法和传达 方法。 7、会议资料的准备 8、会议场所的布置 9、出席者的位置 10、会议用品的准备 11、安排食宿。 三、会议及集会安排 会议议题、人员、时间、地点形式的确定； 会议通知的制作和寄发，与会者证件的制作； 会场（开会、宴会场所等）的选定及预约； 会场的布置、用品的准备、资料的准备、制作、分发； 会场的接待、会议签到与迟到未到者的联络、茶点及饭菜的准备； 会议结束后的整理； 会议记录的制作； 集会的准备、举行及事后的处理。 四、会议的时间安排 会议的日期 —由会议主持者明确规定（可提供一份名单） —会议主持者指定时间范围 *在可以到会人数最多的那一天安排 *参照不安排约会规则（周一早晨，周末的下午） 会议所需的时间 —开始、结束（明确写在通知上） 五、会议场所的选择 会议地点的选择（本单位、单位外） 考虑的问题 —会议室的面积和座位数（*宁小不大原则） —会议地点设施（隔音、安全、照明、扩音、停 车、就餐） —会议室可用时间及租金（两会议间隔不少于半 小时） —会议成本核算 六、议程表制作和执行方法 会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情形相当多，文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。 议程是按照它们在会上被讨论的先后顺序安排的，西 方国家会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 宣布议程，宣读并通过上次会议的会议记录（或备忘 录），财务主管报告，其他报告，复议旧的议题，讨论新 的议题，委员会人事任命，提名并选举新的负责人，通 知，休会。 对于正式的会议，文秘人员可以先查看一下档案中先 前的会议议程，并按公司文秘人员或法律顾问提示的顺序 进行。一个正式的议程所包括的细节比上述十条所列举的 要多一些。 七、会议材料的准备 作为判断议题材料的会议资料，与会议能否圆满成功 关系极大。文秘人员要向上司确定会议需要的资料有哪 些？必须重新收集的资料是什么？制作复印件，为参加者 准备好需要的份数。制作资料时，尽可能逐项列出要点或 绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。资料（譬如会 议议程和上次会议记录）如果和通知一起送出，有关部门 和人员就能提前知晓情况，要作什么准备，在会议上作什 么发言，在开会时就能马上议论议题，如此更能节省会议 的时间。在公司的会议中，负责准备议程的可能是公司的 文秘人员，这样就必须在收集办公室信息、组织议题、给 与会者寄发材料等方面做许多工作。 八、会议通知的写法和传达方法 召开会议的要点决定后，即通知全体人员。公司内部会议一般应在一周到十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。如果是紧急会议，或者在召开之前时间有限时，可暂时用口头语或电话通知，但即使如此，仍应寄出正式书面通知，以防有人听错了会议时间、地点，耽误大事。 在写作通知时，一定要做到准确、完整、及时、安全 （1）会议的名称；（2）出