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邮件合并功能在办公自动化方面的具体应用 ——以MS Office 2007为例 在日常工作中，很多时候会用到内容和格式差不多的文档，但是这些文档的个别部分又有一定的差异，“邮件合并”是从Office 95起就有个一项功能，这项功能的应用可以大幅度的减轻更改同格式文档的工作强度，由于与邮件功能关联，在发布方面也有一定的便利性。 一、用邮件合并制作工资单 了解个人工资信息是每个职工应有的权利，通过邮件合并生成工资单，既可以实现无纸化绿色办公，也可以最大限度的保障职工的隐私权。 准备材料： 1.设计好的工资单格式（模板，主文档） 2.与工资单格式相对应的详细的Excel工资信息库（数据源） 3.与Word同版本的Outlook，并已关联邮件服务器 制作过程： 1.设计工资单的格式，如下图： 2.打开主文档，设计好工资单的格式。点击“邮件”→“开始邮件合并”，如果通过E-mail发布的可选“电子邮件”，需要打印的可直接选“普通Word文档”（如有图，各个功能节点的差异性并不是很大）。 3. 点击“选择收件人”→“使用现有列表”，找到数据源所在位置，例如：E:\工资单\机关8月工资.xls 4.点击“插入合并域”，将光标放在相应要插入的位置，在从中选择相应的域名，得出如下图： 4.如果要将合并好的工资信息通过E-mail发给相应人员，点击“编辑收件人列表”，在弹出来的列表里选择要发送的人员（这些人员应该具有明确的E-mail地址），点击确定，如下图： 5.此时点击“预览结果”可以看到选定人员的工资信息，如下图： 6.点击“完成合并”→“发送电子邮件”就可以通过Outlook将每个人的工资信息发到各自的电子邮箱。 7.如果要打印，则点击“完成合并”→“打印文档”，如果个别地方有修改，则点击“完成合并”→“编辑单个文档”。 二、用邮件合并批量打印人员表单 花名册是企业职工管理的重要数据，但有时需要将花名册里的个别人员信息以表单的形式提供，手工填录个人信息或者提供整个花名册都是不是明智之举，邮件合并可以大幅度减轻手工劳动。 准备材料： 1.设计好的人员简历格式（模板，主文档） 2.与人员表单格式相对应Excel人员花名册（数据源） 3.联接好打印机 制作过程： 这里以批量生成《异地就医登记表》为例。 1.用Word做好《异地就医登记表》的格式，如下图： 2.关联过程与“用邮件合并制作工资单”是一样的，这里有个新问题，如何将照片也关联进来？ （1）在数据源中要将照片的路径加进去，如“E:\示例照片\张三.JPG”，在数据源中应使用双反斜线，如下图： （2）光标移至“照片”栏后（这里可以将照片两个字删除），点“插入”→“文档部件”→下拉选中“域”，选中域名“IncludePictrue” →在“域属性”中输入“1”（可任意输入，随后将修改）→确定。 （3）主文档中将出现照片显示位置，点击此位置→按SHIFT+F9显示域代码→选中代码中的“1”→单击邮件合并工具栏中“插入域”按钮→选中“照片”，此时完整的域代码应为：{IncludePictrue “{MergeField”照片”}” \* MERGEFORMAT}→主文档中按CTRL+A选中所有文本→按F9显示域结果。 如果上述操作确认无误，照片却没有正确显示，请将照片文件的绝对路径加进去，注意：平常路径中使用的“\” 必须用“\\”代替。如：{IncludePictrue “d:\\photo\\{MergeField”照片”}” \* MERGEFORMAT}。特别注意表示路径的一对引号中不能有空格，否则会不显示照片。提示：SHIFT+F9：显示域代码；F9：显示域结果。 3.依照上述步骤显示出来的照片有可能只显示第一个人的，那就需要每次通过Ctrl+A→F9来刷新照片。此外，相片也可能会出现太大或者太小，这就要手工调整了（建议将相片全部设置成同样规格的形式，如果正好和栏目大小适应那是最好不过了）。 整个步骤下来，预览结果如下： 好，大功告成。需要说明的是：图片必须是“嵌入式”插入才能应用邮件合并功能。 除了上述两种应用之外，邮件合并还可以用于打印请柬、奖状等。Word的邮件合并还有很多强大的功能，例如一页显示多条信息、设置条件规则、共享各种数据源等，有兴趣的读者可以再试试。 多读书的好处 书,是了望世界的窗口。书，是知识的源泉，是人类进步的阶梯。要获得知识，就 必须多读书。要跟上时代发展的步伐，就必须不断读书，不断充实自己。书的内容可以五花八门，不拘一格。因为我始终相信，不管看什么书，只要开卷就有益。我床边的书常常有几摞，随手可取，内容五花八门。有适合工作需要的书，比如《新华文摘》、《我是职业秘书》、《社会工作概论