4.0-02万科物业质量记录控制程序_new重点.doc

深圳市万科物业发展有限公司 编号 -02 名称 页版本 A/0 第页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 .目的 对质量记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等操作提供指引。 2.范围 适用于各部门对质量记录的管理。 3.定义 3.1 各部门质量记录包括： 3.1.1一类质量记录：体系文件包含的各类表格。 3.1.2二类质量记录:与服务有关的其他各类文稿、电脑打印稿、电子文档、录音带、录像带、照片、胶片、供方的有关合同协议书及资格证明、各类现场工作记录、顾客来信等。 4.职责 4.1 品质管理部负责编制及修订《质量记录一览表》，监督、检查各部门质量记录控制情况。 4.2 各部门资料管理员负责质量记录的管理。 4.3 各部门经理负责质量记录借阅和处理的审批。 5.方法和过程控制 5.1 现场质量记录的管理 5.1.1 现场的质量记录应保存在文件夹中，并在文件夹上标明质量记录名称。 5.1.2 现场质量记录应字迹清晰，无污迹或破损等现象。各类业务主办或班长应负责现场质量记录的检查，并于每月初将上月质量记录收集整理后，送至部门资料管理员处存档。 深圳市万科物业发展有限公司 编号 -02 名称 页版本 A/0 第2页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 .2 已收集的质量记录的管理 5.2.1 各部门资料管理员应在每月初将现场填写完毕的质量记录收集齐全。 5.2.2 各部门资料管理员应检查部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。 5.2.3 对已收集的质量记录，部门资料管理员应按照岗位、专业的类别进行排序，确保同类质量记录序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的质量记录进行合理编目、标识，以便于质量记录的查找和检索。 5.2.4 各部门结合部门实际情况，对已收集的质量记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将质量记录归档，但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的质量记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多的质量记录，每月或每季归档一次，于每月或每季第一个月15日前进行。 5.2.5 如质量记录是传真件，应复印后保存复印件。如质量记录破损，应即时修补。 5.2.6部门资料管理员负责收集本部门二类质量记录，重要文件须制作备份。 5.2.7电子文档须分类保存，保存路径应在《文件资料目录》的备注栏内注明。 5.3 已归档质量记录的管理 5.3.1 各部门资料管理员应对已归档的质量记录进行妥善保存，标识质量记录的名称、产生的时间段、保存期限和归档人，并在《质量记录存储清单》上进行登记。《质量记录存储清单》须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。 5.3.2 质量记录的保管应注意防潮、防晒、防火、防虫蛀、鼠害。 深圳市万科物业发展有限公司 编号 -02 名称 页版本 A/0 第页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 6.质量记录和表格 VKPD4.0-01-F6 《借阅登记表》 VKPD4.0-02-F1 《质量记录存储清单》 VKPD4.0-02-F2 《质量记录报废申请表》 7.《质量记录一览表》 (共7页) 序号 文件编号 文件名称 存档部门 保存时间 版本 VKPD-QM5.6-F1 《管理评审计划》 品质部 至少5年 A/0 VKPD-QM5.6-F2 《管理评审报告》 品质部 至少5年 A/0 VKPD4.0-01-F1 《文件编制申请表》 品质部 至少3年 A/0 VKPD4.0-01-F2 《文件更改申请表》 品质部 至少3年 A/0 VKPD4.0-01-F3 《文件发放清单》 各部门 至少3年 A/0 VKPD4.0-01-F4 《文件领用审批表》 品质部 至少3年 A/0 VKPD4.0-01-F5 《文件资料目录》 各部门 至少3年 A/0 VKPD4.0-01-F6 《借阅登记表》 各部门 至少3年 A/0 VKPD4.0-01-F7 《文件处理表》 各部门 与该文件一起保存 A/0 VKPD4.0-01-02-F1 《重要政策法规一览表》 各部门 长期 A/0 VKPD4.0-01-04-F1 《公章、证照登记表》 各部门 长期 A/0 VKPD4.0-01-04-F2 《公章、证照使用申请表》 各部门 至少1年 A/0 VKPD4.0-02-F1 《质量记录存储清单》 各部门 至少3年 A/0 VKPD4.0-02-F2 《质量记录报废申请表》 各部门 至少3年 A/0 VKPD5.0-01-F1 《员工申述表》 各部门、总经理办公