地调院2QC成果(详细资料整理)详细资料.ppt

提高原始资料整理归档合格率 一、小组简介 湖北省地质调查院信息中心资料管理QC小组，除负责全院的成果资料汇交等工作以外，还负责接收全院原始地质资料并依相关法律法规、规范要求及时完成其整理、归档工作。资料管理QC小组以提供准确、完整、有效的归档资料为工作目标, 针对原始资料接收、整理工作等问题开展活动。 二、选题理由 湖北省地质调查院是承担中央和地方公益性、基础性地质矿产勘查工作的事业单位,自1999年成立以来,随着在国内外、省内外各项地质勘查工作的广泛深入开展,已完成近百项各类大、中、小型地质调查、矿产勘查项目。将野外工作收集到的第一手原始资料及时整理归档，以有效的数据准确无误完成成果资料汇交，是地调院迫在眉睫的任务。但近几年来，由于地质勘查任务繁重，原始资料的整理工作跟不上节奏，往往是成果资料附件（原始资料账本）已刻盘，而原始资料实物并没有到位。同时，原始资料接收登记漏误性较大。根据《中华人民共和国档案行业标准（DA/T 41—2008原始地质资料立卷归档规则》等有关技术标准的要求，应当保证原始资料准确、完整、永久性。因此,提高原始资料整理归档合格率就成为亟待解决的问题之一。 小组成员对2010年度整理的原始资料档案进行了统计，已汇交5档成果报告中的附件（原始资料账本）内容有小部分失实。失实率为13%，即成果与实物相符合格率为87%，需要经过再次核对才能达到相关要求，见表1。 三、现状调查 近几年，我院的原始资料一般是项目结束后，由项目组将所有原始资料移交给资料管理部门，由信息中心资料管理部门按照原始资料归档规范要求接收、整理、建账、盖章归档。 小组成员对2010年度已汇交资料的附件（即原始资料账本）比照原始实物，对账本与实物之间存在的误差进行统计，列表如下（表2、图1） 四、目标确定 针对上述存在的问题及近二年原始资料的归档情况，我们QC小组确定以“提高原始资料整理归档合格率”作为QC小组活动课题。 课题目标：原始资料整理归档合格率由87%提高到100%。 可行性分析： 降低接收错误，提高原始资料整理归档的合格率是本次课题的主攻方向。回顾以往原始资料的整理，其接收一般仅限于数目的准确上；如果资料员能够依照设计书的要求，对项目所有原始资料完整全面地接收，避免原始资料缺、漏，就能保证原始资料整理质量达100%，从而较好地保证所汇交成果资料的准确性。这是我们工作中的基本目标。 现QC小组整体素质较高，学习攻关能力强，同时，有专业资料整理人员对野外资料进行仔细的检查和校对。现有资料管理人员均对原始资料归档的规范要求、标准及其它各类相关标准有充分的了解，有能力和信心达到上述目标。 原始资料整理归档严格遵循国土资源部《中华人民共和国档案行业标准（DA/T 41—2008原始地质资料立卷归档规则》。 五、原因分析 由表2和图1可看出，原始资料整理归档问题最多的是接收资料的不齐全，需要归档前填漏补缺，小组利用因果图，从人、机、环、法、料5个方面对原始资料整理归档合格率低的问题影响因素进行了分析。 六、要因确认 在对资料归档质量不过关进行因果分析的基础上，对因果图中的8种末端因素进行调查、验证和分析。 七、制定对策 经过全体小组成员对要因验证和分析得知，主要原因是不熟悉设计、不熟悉规范、第一手资料不齐全。针对以上主要原因，QC小组全员进行认真讨论，仔细研究，确定了解决方案，制定对策表 : 八、对策实施 对策实施一 1、加强督促资料整理人员对设计书的解读，努力提高独立处理接收资料的能力，及时发现错误。在2011年5月20-21日,8月10-11日,针对接收资料常见漏误进行交流。如：每一个项目应有准确详尽的清单与实物一一对应，且资料内容齐全，资料内容与清单所列名称完全一致。 检查校对 小组交流学习 2、对资料空缺或未及时到位的，及时与项目组兼职资料员沟通。 对策实施二 规定统一的资料整理要求，分门别类严格按照规范，一件只能给一个号,一类中的顺序尽量按照时间顺序排列，账本建成后，进行二次校对，才能盖章编号存档，作为成果资料汇交的“附件”。 对策实施三 原档改动中严格执行《DA/T 41—2008原始地质资料立卷归档规则》及其它相关行业标准。如标准中没有的，每档资料由资料整理人员参照标准进行统一规定。 九、效果检查 1．目标实现情况 通过以上对策及措施，在2011年所整理的资料中，资料实物与账本吻合度有明显提高（图5），在已汇交的5档中，不符数目降低到0，即合格率为100%，达到了我们的预期目标 原档修改前后对比 2、社会效益 通过以上措施，使我院的成果资料汇交附件准确率有了较大的提高，为地质矿产勘查提供了宝贵的原始资料，也使我院的质量品牌效益得到了进一步的提升。同时还提高了职工对本职工作民主管理