机关管理行政管理学分析.ppt

第十章 机关管理 北京大学政府管理学院 周志忍 第一节 机关管理概说 第二节 机关文书与档案管理 第三节 机关会议管理 第四节 机关后勤管理 第五节 办公自动化 本章内容结构 一、机关管理的涵义和特点 二、机关管理的原则 三、机关管理的作用 第一节 机关管理概说 一、机关管理的涵义和特点 行政机关管理：对行政机关内部综合性的日常事务、规章制度、工作秩序所进行的管理。 对概念的理解：行政机关管理不包括对行政机关所担负的国家和社会职能的管理，也不包括对行政机关的机构设置、行政人员的配备与协调等方面的管理。对办公厅（室）的管理是行政机关管理的主要组成部分。 机关管理的特点： 服务性； 群众性； 复杂性； 时效性； 政策性。 二、机关管理的原则 依据客观规则运行的原则：官僚制组织中所有工作的开展都应按着客观规定的规则、规章制度连续进行。严格机关办公制度以及办公秩序等的管理维持是这一原则得以实现的重要保证。 资材公私分离的原则：官僚制组织及其成员为完成工作所必需的设施、设备、用具等资材，一切由办公地点提供，即管理者或办公人员的居住地点与办公地点以及行政组织所有的物材与其成员所有的物材的明确分离和公私分明。 例外的原则：作为管理者，除了将那些需要管理者来例外地、个别地判断决定和处理的行政事务保留在自己的手中外，其他事务可分担给部下来管理。 相同事务集中管理的原则：各部门中存在的相同的机关行政事务，应尽量归到一处进行集中处理。被归到一处的相同的行政事务，会使其在质和量上处理得更加合理化、效率化。可以集中管理的机关事务，一般有修缮、营建、购买、文书的收签、发件、机关器材的管理等。 三、机关管理的作用 提供基础性工作条件，保障部门职能的履行：一个政府部门要正常地进行职能活动，必须使各级领导和各类行政人员都具备基本的工作条件，如信息的收集、加工、整理、传递、吃、住、行、用的合理安排及其保证。 提供各种服务，关系到部门工作效率的提高：行政机关管理若能为整个机关和每个工作人员提供周到和良好的服务，并且创造良好的工作条件和环境，就能保证机关工作人员集中精力进行工作，使之节约时间和充分利用时间。 进行人员激励，影响到工作人员积极性和创造性的发挥：行政机关管理能否体现党和国家对职工群众的关怀，体现领导者对工作人员的工作和生活的关心、支持，这是能否调动工作人员积极性和创造性的关键。 直接影响本单位的声誉，关系到与兄弟单位的合作关系，是机关精神文明建设的窗口：综合办事机构要全面负责接待服务工作。接待服务工作是机关联系各个方面和人民群众的纽带，是精神文明建设的窗口。由于接触面广、政治性强，接待工作好坏直接反映本单位的作风，因而关系到本单位的声誉。 一、机关文书的涵义、类别与作用 二、机关文书的处理 三、机关档案管理的涵义与作用 四、机关档案管理的内容和原则 第二节 机关文书与档案管理 一、机关文书的涵义、类别与作用 机关公文的涵义：机关文书相当于公务文书。也可称为公文，是各类公文的泛称。它作为应用文种，常采用议论、说明和记叙的文体。 机关公文的类别： 根据《国家行政机关公文处理办法》：命令（令），决定，公告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。 以公文被发给的对象或方向为标准：上行文，即下级机关、一般工作人员或人民发给所属的上级机关、领导或主管机关的公文，这类公文包括报告、请示等；下行文，即与上行文反向的公文，这类公文主要有命令（令）、通知、通报、批复等等；平行文，适用于同级或不相隶属的机关、人员之间的公文，这类公文主要有函、通报和笺函。 机关公文的作用：很多是法规性公文，如命令、规定、条例等，在有效时间内受到国家权力的保证，有关机关和人员必须严格遵守和执行 ；对下属机关和工作人员起到领导和指导的作用 ；联系和知照的作用；依据和凭证的作用；宣传教育的作用。 二、机关文书的处理 发文处理：发文的处理依次包括撰拟、审核、签发、校对、文印、封发和归卷等程序。在这些程序中，撰拟是发文处理的中心环节 。要避免滥用公文，克服文牍主义，治愈文山的弊病，提高行政效率。 收文处理：收文的处理，一般包括签收登记、分发、拟办、批办、承办、催办、清退和归卷等内容。处理收文，要求保证准确、及时和保密。 机关文书立卷：按一定的原则把纷繁零散的文书材料整理成系统有序的分类案卷，以此方便有关人员的查找和使用，同时为有价值的文书资料的存档做好准备工作。文书立卷的原则大致有以下几个方面： 遵循文书材料形成的前因后果、时间顺序和前后衔接等自然规律，按一定线索清理文书的来龙去脉。 文书立卷要反映机关工作的真实面貌。 文书立卷要以方便保管、检索和使用为目的，这要求各卷所含公文量需适当，不同密级和不同形式的公文要分别立卷。 三、机关档案管理的涵义与作用