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6s 文件编写 培训讲座 讲师:石劲松 一.概述 几个术语 信息：有意义的数据 文件：信息及其承载媒体 规范：阐明要求的文件 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 1.为什么要编写6s文件 文件的形成本身不是目的，它是增值活动 文件能够沟通意图，统一行动，其使用有助于： --评价6s的有效性和持续适宜性 --提供适宜的培训 --重复性和追溯性 --提供客观证据 2.编写文件的目的—标准化 标准化是实施科学管理的基础--单人操作与多人操作 --偶尔操作于重复操作 标准化的必要性：建立最佳工作程序，获取最佳工作效率 标准化的意义：对统一性，是培训的教程，对重复性，是判断的准则 3.编写文件的作用 a.表明要求 b.表明达到要求的做法 c.让执行者知道如何去做，如何证明做法已达到要求 4.编写文件的原则(标准化原理) a. 简化 b. 统一  c. 协调  d. 最优化 二.6S手册的编写要求 6S手册的内容应包括： --签发的6S方针和6S目标 --组织的历史，现状（如产品，市场及顾客，实力及资源配置等），经营理念，企业文化，前景展望，联系方式 --6S组织结构图 --手册的适用范围--手册的管理，包括编审批权限/发放范围 --6S过程的表述，包括整理,整顿,清扫,清洁,安全,素养. 三. 6s知道性文件的编写方法 1.必要性—目的 2.适用性—范围 3.阐述性—定义 4.由谁做—职责 5.如何做—程序 6.流程图 7.相关文件 8.相关记录 -本程序引出的相关文件和记录 四.文件的有效性 有效文件的几个基本要素 a.文件的基本格式 b.文件编排格式 c.文件名称 d.编号 e.版本 f.页码标注 g.编制/审核/批准签署及日期 h.生效日期 i.发放范围 j.受控标识及收文部门代码 文件的基本格式—页眉和页脚 文件应有封面页和正文页 封面由页眉和页脚，目录和修订历史部分构成 文件编排格式 编写软件通常为OFFECE的WORD 正文页的编排可以下列方式，但应统一： # 1. # 1. 2. 2. 3. 3. 3.1 3.1 3.1.1 3.1.1 a) a) 版本及其他 文件控制的核心就是控制版本 可以“0”为文件的初始版本，修改时版本以1,2,3,...依次标示 页码标识以“X OF Y”方式，其中X为当前页码，Y为文件总页码 所有文件发布前应由授权人员审批其适宜性 故应规定各层次文件的编审批权限，并在文件规定的栏目进行亲笔签署及日期签署 文件应在规定的生效日期时正式运行 发文范围及受控标识 应确保使用文件处方便获得文件，故由编写文件者确定文件发放范围是合理的 并非所有文件都要发给所有部门 为区别于其他类别文件和防止非法复制，受控文件需在规定位置加盖“受控文件”鲜章以示区别 为防止文件发放中的混淆和便于追溯，应在规定位置标识收或持有文件的部门/岗位代码 五.三层次文件的编写 三层次文件可分为：管理类，技术类和介于其间的作业指导类文件 管理类文件如管理规范，制度，办法等，可参照程序文件的方法编制 技术类文件如技术图纸，工艺规范，产品标准可依本行业特点和惯例形成 各类作业指导书可参照管理类文件的编制方法，也可以列表式描述作业步骤和相关要求如下例 过程工序作业指导书 参考样板 检验作业指导书 样板 设备操作作业指导书 样板 六.文件编写时的注意事项 在符合标准前提下，简明扼要写实为好 明确文件的使用对象，通俗易懂文字简洁明瞭 因具法规性故描述时应确定、唯一 应具可操作性，照章可实施，可观察 文件间/内应具连续性、逻辑性、衔接性、相容性 * * 1 OF 8 2004年1月1日 生效日期 文件编号 页码 0 版 本 文件名称