第四章宴会设计及菜单安排.pptVIP

宴会设计 第四章 宴会的预订 第一节 宴会预订员的选择与预订方式 一、承接宴会预订的组织 负责宴会预订的部门或人员因饭店和宴会部的规模，组织机构的不同而不同。其主要组织形式有： 1．宴会预订部 2．宴会销售部 3．餐饮部 4．销售部与餐饮部 二、宴会预订员的选择 宴会预订员应具备以下任职条件： 有较强的事业心和责任心、工作认真仔细，态度热情周到。 了解各宴会场所的面积、设施情况并懂得如何适应客户要求作出反应。 了解菜肴知识，清楚本饭店各类菜肴的加工过程、口味特点，针对季节和人数变动，提出对菜单作出相应的调整的建议。 掌握各种档次宴会的标准售价、同类饭店的价格情况，并有应付讨价还价的能力。熟悉本饭店餐饮接待能力和餐饮特色，熟悉主要客源国和地区的风俗习惯及饮食特点。 具备本部门宴会服务人员的专业素质、工作能力等。 具有一定的社交能力、语言和文字表达能力，能正确地填写各种宴会预订表格和抄写宴会菜单，具有一定的外语会话能力。 了解酒水知识，熟悉与具体宴会菜单相配合的酒水。 能解答宾客就宴会安排提出的各种问题。 三、宴会预订方式 1．电话预订 2．专人来店面谈 3．信函邮递预定 4．登门拜访兼预订的方式 5．中介人代表人向宴会部预订 6．指令性预定 第二节 宴会预定的程序与主要工作环节 一、宴会预订程序 由于宴会预订的方式不同，预定的程序也有差异，这里介绍常用的电话预订和面谈预订程序。 1．宴会电话预订程序 2．宴会面谈预订程序 二、宴会预订主要环节 第三节 宴会预订的变更与取消 一、宴会预订的变更 通常宴会更改程序如下： （1）客人用电话或面谈形式对已预定过的宴会或其他活动进行更改时，应热情接待，态度和蔼。 （2）详细了解客人更改的项目、原因，尽量满足客人要求。 （3）将更改内容认真记录，并向客人说明有关更改后的处理原则。 （4）尽快将处理的信息传递给客人，并向客人表示感谢。 （5）认真填写更改通知单（见表4－8），并迅速送至有关营业点和生产点，请接受者签字。 二、取消宴会预订 由于某种原因，预订的宴会除发生变更外，也可能被取消。如客人要求取消宴会预订，应立即做好如下工作： 接受客人取消预订时，应尽量问清取消预订的原因，尽量挽留客人，这对改进今后的宴会推销工作是非常有帮助的。 在该宴会预订单上盖上“取消”印，并记下取消预订的日期和要求，取消人的姓名以及接受取消的宴会预订员姓名，然后将该宴会预订单放到规定的地方，并及时通知有关部门。 如是大型宴会、大型会议等取消预订，应立即向宴会经理报告。 宴会部经理还有责任给顾客去函，对不能为其服务表示遗憾，希望以后有机会进行合作。 如果某暂定的预订被取消，预订人员要填写一份“取消宴会预订报告”（见表4－9）。 * * 宴会洽谈 宴会预约 跟踪查询 正式确认 发布宴会通知单 *