第九章会展现场管理详解.pptVIP

博览会现场管理 On-spot Management of Exhibitions 知识结构 一、展会现场管理（布展、展中、撤展） 二、展览配套服务（搭建、物流、会展旅游、其他配套服务） 三、会展危机管理 一、会展现场管理 1、展前布展管理 展台搭建 展会开幕式和其他相关现场布置 现场管理的原则 找出可能出现的问题并作精密分析。 努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。 要有预案和预备力量。 1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。 2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。 3、对于重点工作，实行双重核查制度。 4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。 5、重视对临时人员的短期培训。 2、展中现场管理阶段 展会开幕式的组织管理 观众登记注册服务 参展商现场联络和服务 媒体接待与采访 公关和重要接待服务 现场安保工作 现场清洁工作 知识产权保护工作 有关信息搜集与整理 商谈下一届展会的合作、代理事宜 十、知识产权保护工作 主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。 基本原则： 坚决反对利用展览侵犯知识产权。 用证据讲话。 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。 双方应在展后诉诸法律解决。 十一、现场保洁管理 现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。 二、展览配套服务 （一）展览搭建服务 1、承建商的选择 2、展会承建商的职责 ——为参展商的提供标准摊位和特装展台的搭建，会展拱门、指示牌及名录牌等的制作，展具租赁等服务，以及紧急加装、撤展等服务。 3、如何考察展位承建商 具备较为全面的知识和技术 有丰富的经验 提供合理的价格 熟悉展览场地及其设施 提供展位维护保养服务 （二）展览物流服务——确定展会物流服务商 1、报关代理服务 2、国内运输代理服务 3、海外运输代理服务 （三）会展旅游——确定会展旅游代理 （四）展览其他配套服务 媒体与广告服务 租赁服务 后勤服务 票务和接待服务 三、会展危机管理 （一）会展危机的类型 （二）会展危机管理的基本程序 （三）会展危机预防措施 （四）会展危机处理及恢复对策 （一）会展危机的类型： 可控制的、不可控制的 1、社会因素引发的危机：经济衰退、通货膨胀、游行示威、罢工罢市、政治动乱以及恐怖威胁、战争波及等。 2、运作因素引发的危机：经营不善、管理不当、财力不足、合作者严重失误或中途退出等，造成混乱和失控。 3、自然因素引发的危机：地震、海啸、飓风或暴雨、洪水等。 4、安全因素引发的危机：政府活动导致的道路封锁、区域管制、盗窃、抢劫、爆炸、突发性食物中毒、踩踏伤害，以及火灾、漏电、严重污染等。 （二）会展危机管理的基本程序 危机的预防 行动准备 危机的识别 危机的控制 危机的解决 危机的提升与评估 （三）会展危机预防措施 建立会展危机管理预警机制 构建危机预控系统 会展保险的适当投入 （四）会展危机处理及恢复对策 建立会展危机管理的RCRR模式 Readiness,Communication,Response,Recovery 建立和健全会展危机管理机构 制定科学 的危机处理策略 实施会展危机公关 思考与练习 1、运前：认真挑选运输商 2、运中：紧密联系运输商 3、进馆：迅速有序搬进场 4、展后：妥善处理参展品 展览会运输代理商管理 对运输商的现场管理 绝大多数情况下，展览会主办单位都对运输商实行《运输车辆出入证》管理。常见的规定有： 需要进入装卸区或展馆的车辆须事先到展馆物业管理处办理《运输车辆出入证》，凭证装卸货物； 如果参展商自备货车运送展品到现场，请提前与大会指定运输代理商联系卸货进馆事宜； 存储和运送展品的纸板箱、板条箱、包装材料和集装箱等不得存储在展馆内，参展商应和大会指定运输代理商联络存放事宜。 一、专业观众入场的基本程序 1、填写登记表 2、办理证件 3、检查门票 4、领取参观指南 5、免费赠送或出售会刊 6、参观引导 专业观众管理与现场服务 二、对专业观众的服务 1、现场咨询 2、商业搭对服务 3、餐饮、休息和娱乐服务 商业搭对服务的基本内容包括： 观众进行在线登录时，选择感兴趣的展品类别，展会组织者将根据他们的兴趣提供相应的参展商名单和产品信息；专业观众在展览会网站上浏览参展商名单，寻找他们感兴趣的参展商和产品；观众随即可约定与公司某一参展代表的现场会谈等。 表2 撤展期间的主要现场管理工作 定时巡逻，及时消除各种安全隐患 加强安