文件材料归档与不归档范围的理解与把握赵锋敏剖析.ppt

文件材料归档与不归档范围的理解与把握 大新县档案局　赵锋敏 2016年3月　日 大新县2016年档案工作培训班 一、近几年我县各单位档案在归档文件材料检查中发现的问题与危害” （一）问题 1.收集少，不齐全。主要表现为收集本单位下发文件、上报的材料少，收集上级部门和各部门来文的多。只收集上级业务主管部门和县委县政府及有关部门来文，在办理阅文、传阅文后归档很齐全，但本机关产生文件如上报的情况汇报、统计报表、印发的文件、行政管理行政审批材料收集少，业务材料存分散在各个股室及有关人员手中。 2.归档范围过宽。将不属于本机关归档范围的文件材料也归档的。这在档案新手中非常见。 档案收集不全的危害 1.收集少，导致所保存的档案没有全面记录单位一年来开展主要工作成绩和工作过程，没有反映机关本乡镇本系统一年来历史变迁真实面貌，是一种对历史不负责责任的行为，视情节轻重，应该受国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局2013年3月颁布的《档案管理违法违纪处分规定》政纪处分，是一种行政不作为；档案年检规定：收集档案齐全率达不到90%，视为不合格，将在年度绩效考评中扣分。2015年各单位档案工作绩效考评占5分。各单位2015年档案工作绩效考评得分和扣分情况通报。 2.对于涉及群众利益的民生档案，如收养、婚姻登记、调解协议书等如果没有收集整理归档，那将对以后无法为群众提供全面档案凭证服务； 档案收集不全的危害 档案对个人、家庭、对单位、对社会、对国家有着重要作用，是存史资政、维护发展个人集体国家利益的重要历史凭证。 对个人: 今年中央出台的任职年限和工资级别达到要求就晋升工资级别，需要档案作为证明材料，才能办理。 对集体：土地山林界线档案是调处农村屯与屯村与村之间的历史凭证。 对国家：南京大屠杀档案、钓鱼岛事件证明了档案对维护国家利益的重要性。 档案收集过宽的危害 归档范围过宽，将不属于本机关归档而归档的，　　一是浪费整理档案时间和精力； 二是浪费档案盒、不锈钢钉等档案整理材料； 三是增加档案库房压力和保管成本，增加行政成本。 文件材料归档与非归档范围的理解与把握 档案工作者要树立“对历史负责、为现实服务、替未来着想”意识，认真做好档案收集、鉴定工作，将属于本单位归档范围的材料一份不漏收集归档好，鉴定并及时销毁不属于本机关归档范围文件材料。 通常不是归档文件材料在办公室或股室保存2年后按照保密要求进行销毁，两年后很少查阅这些文件材料了，以免办公室材料存放过多，造成办公室柜满。 归档的文件材料范围 凡是反映本机关工作活动、以后可能有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 从文件来源上看，可以分为上级、本级、平级和下级四个类文件。 从文件收文和发文方向看，分为收文和发文类。 档案收集的重点：本单位材料 本机关的文件材料，应占全部档案材料的80%以上。这是单位档案区别于其他单位档案所在，如果没有收集这一块材料整理归档，以后本单位的人和事永远就没有历史记载了。 这在档案新手常被忽视，出现上级部门和县委县政府及各个部门发来文件收集归类一盒一盒的，编号登记，并用电子表格打印目录，而本单位所发的文件、通知，上报的总结报表等很少。 不归档的文件材料范围 机关文件材料的归档范围通俗地讲就是事关本单位工作职责范围内的人和事的所有材料，不是本单位管辖的人和事所产生材料就不保存。 归档范围过宽是每一个档案新手常碰到的问题。 上级文件方面： 　　上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件；如县农业局不要保存市农业局任免市农业局机关人员及工作分工的文件，及县委县政府县长副县长工作分工文件。 　　上级普发供参阅、不办的文件材料。如上级印发的简报、区市召开会议各县经验交流典型材料。