文件管理培训剖析.ppt

培训大纲 1、文件的管理 1.1纸质文件的管理 1.2电子文件的管理 2、记录的管理 3、ISO9001-2008对文件管理的要求 下面的情况是否熟悉？ 如果变成这样呢？ 是否遇到这样的问题？ 文件的管理 很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件 文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是规范而清晰的 什么是文件管理？ 根据ISO9000的定义： 文件是信息及其承载的媒体。 什么是信息？ 信息是有意义的数据。 所谓承载的媒体可能是利用纸张、计算机磁盘、光盘、照片、磁带、或者标准样件、样品或者它们的任何组合方式的媒体 文件管理中常见的问题 1、没有文件和资料编号规则？ 真功夫的文件和编号规则是什么？ 真功夫文件分为四个等级，分一级文件，编号ZKF-QSM、二级文件,编号ZKF-QP-□□（两位流水号） 三级文件的编号规则？ ZKF-部门代号-文件种类-三位流水号-版本号 四级文件（表格），编号ZKF-部门代号-三位流水号+版本号 2、由于每个部门都有发行文件的权利，但是缺少文件状态标示：缺少发行部门和接收部门的标识及发行日期 现真功夫哪个部门负责管理这个项目？ 3、文件控制程序中，没有对外来文