秘书学实验指导书.docVIP

目录 第一部分　绪论…………………………………………………………1 一、本课程实验的作用与任务………………………………………1 二、本课程实验的基础知识…………………………………………2 （一）接打电话 ……………………………………………2 （二）来访接待………………………………………………3 （三）安排并组织签字仪式…………………………………………6 （四）秘书值班工作………………………………………………7 （）13 三、本课程实验教学项目及要求…………………………………16 第二部分　基本实验指导……………………………………………19 实验项目序号1……………………………………………………19 实验项目序号2……………………………………………………21 实验项目序号3……………………………………………………23 实验项目序号4……………………………………………………27 实验项目序号5……………………………………………………30 实验项目序号6……………………………………………………32 江西理工大学 《 秘书学 》课程实验指导书 主审人： 主撰人：周小花 前言 秘书工作是一项有着悠久历史的工作。秘书作为一门职业，在我国，是20世纪80年代初改革开放以后蓬勃兴起的。随着我国社会经济的快速发展和与国际接轨的现代管理方法的实施，20多年来，秘书已成为中国最广泛的社会职业之一。秘书工作的内容主要包括八个方面：事务办理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查，除上述八个方面的工作外，还有领导办公室的日常事务即领导所需文献资料的准备、领导活动日程的安排等均为秘书工作的内容。本课程的目的是系统介绍秘书工作的基本理论知识和各项技能，并且通过实验环节能够把秘书学的基础理论和工作实务有机结合起来，让学生真正地掌握各项操作技能，具备一名合格的秘书人员的基本素质。  第一部分 绪论 本实验指导书是根据《秘书学》课程实验教学大纲编写，适用于政治学与行政学、行政管理专业。 一、本课程实验的作用与任务 秘书是一门操作性很强的实训课。在教学中，只有通过对学生进行本门课程的实训教学过程，才能符合教学大纲的要求，才能达到预期的教学目标，才能培养出合格的秘书专业人员，这些是不容置疑的。因此，我们严格遵循“教、学、做合一”的原则，改变了以教师讲课为中心的传统教学模式，开设了实验环节，让学生边学边做，并在仿真的业务环境中熟练掌握相关的操作技能。学生通过秘书实训系统的实践学习，能够把秘书学的基础理论和工作实务有机结合起来，有助于提高学生的实战能力。 二、本课程实验的基础知识（介绍本实验课程需要的基本知识） （一）接打电话 电话是秘书处理日常事务时最常用、不可缺少的通讯工具。在实验中，重点从语言要求、电话礼仪、应对重点三方面传授电话接打的知识。 1、电话接打语言的基本要求： ?1）、语言 ●语言表达要做到目的明确、主题集中、观点鲜明。 ●语言要简炼，陈述要条理、清晰、扼要。两组进行测试（传达两个故事）。 ●语言内容要准确全面：5W1H即Why-When-Where-Which-What+How to。打电话前要适当组织腹稿，不打没有准备的电话。 ?2）、声音 声音要求：发音—音质—语速—节奏—语调—语气。加强发音准确率的练习。 ?3）、态势语 ?学会使用态势语强化语言效果。接电话时，即使看不见对方，也要让自己保持微笑；接电话时，保持姿势端正，使语调正常；要让对方感受到你态度的诚恳。 2、电话礼仪 ?1）、铃声响两次再就起电话，开始接听要自报家门，“喂，你好，这里是某某单位”；结束时，要等对方扣好电话轻轻放下话筒。 ?2）、注意力要集中，认真应答，让对方感觉到你对他及他来电很重视。 ?3）、态度诚恳，话语客气，讲究文明礼貌。 ?4）、营造和谐愉快的交谈氛围。打电话时，要面带微笑，适当抬高语调，让人感觉你的心情很好。接电话时对对方的陈述很有耐心，不要轻意打断对方的话；打电话时，要尽量简洁，不要浪费对方时间。 3、接打电话的应对重点 ?1）、打电话的应对重点 ●要把和对方谈的事情用备忘录准备好，并将可能把用到的资料事先准备好。 ●要找的人一接电话就要恭敬的再打一次招呼，和对方商量事情不能只考虑自己是否方便，要问问对方是否方便。 ●用传真机输送资料，输送前后都要打电话确认。为避免错误，要学会抓住要点，复述对方的话。结束时一定要道别。 ?2）、接电话的应对重点 ●电话铃响两声，再拿起话筒。 ●倘若叫人要花时间，要问对方是否方便等。 ●要确定对方身份。如果对方找的人不在，要询问是否需要转告，如要转告则需要作电话记录，别忘记将记录放到同事办公桌上，或随后转告，如果事急应及时转告。 ●如果对方要告知重要事项一定要使用电