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档案 管理培训 档案相关术语管理工作内容 主要内容 宝龙工业区档案室设计案 档案工作原则案管理 公司档案室建立规划概述 档案工作体制电子档案管理 档 案 术 语 这个概念说明了： 档案是社会活动的产物，在社会活动中直接形成的原始记录才能称之为档案，经过加工的如根据档案编写的史书，也只能称为资料。就是因为档案具有原始性，所以它具有法律凭证的作用。 档案是历史的真实记录，客观地记录了历史情况。是已经形成的东西，未形成或正在形成的都不能称之为档案。所以档案也称为历史文化遗产。 不是所有社会活动形成的都能称为档案，有价值的，即对国家、组织和个人有用的，才可称之为档案。 档案是国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 相关名词解释 1、什么是档案工作？ 管理档案和档案事业的活动。 2、什么是归档？ 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。 3、什么是案卷？ 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 相关名词解释 4、什么是档案整理？ 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 5、什么是档案立卷？ 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 6、什么是档案实体分类？ 根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 相关名词解释 7、什么是档号？ 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 8、什么是文本？ 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 9、什么是归档文件？ 在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 相关名词解释 10、什么是归档文件管理？ 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 11、什么是案卷目录？ 案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 12、什么是卷内目录？ 登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 相关名词解释 13、什么是电子文件？ 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 14、什么是归档电子文件？ 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 15、什么是电子文件逻辑归档？ 在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。 相关名词解释 16、什么是电子文件物理归档？ 把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。 17、什么是纸质档案数字化？ 利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。存储格式一般为：TIFF、JPEG、PDF格式。 18、什么是音像档案？ 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。 档案与文件的区别与联系 档案是文件的转化。文件产生于社会活动中，由于工作的持续进行和事业发展的客观需要，就把以后有查考价值的文件，有意识地保存下来，这就形成了档案。 不是所有的文件都可以转化为档案。 A.办理完毕的文件才可以转化为档案 B.具有查考利用价值的文件才可以转化为档案 C.文件必须按一定的特点和规律组合起来，才能转化为档案。 所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华。 文件是记录和反映人们社会活动的文字、图表、声像等材料的总称。 档案相关术语管理工作内容 主要内容 宝龙工业区档案室设计案 档案工作原则案管理 公司档案室建立规划概述 档案工作体制电子档案管理 宝龙工业厂区：档案室平面图 面积8*24=192㎡ 档案相关术语管理工作内容 主要内容 宝龙工业区档案室设计案 档案工作原则案管理 公司档案室建立规划概述 档案工作体制电子档案管理 第一步：“起步”阶段 (一) 档案室筹建工作 1、档案室筹建规划的场地要求： 档案室分为档案库房、档案阅览室、办公室三个区域。 独立的档案库房，档案库房的选址应尽量选择在通风良好、干燥、光照不强且场地面积较大的场所并具有“三铁”（铁门、铁窗、铁柜）和“八防”（防潮、防水、防日光直射和紫外线照射、防尘、防污染、防蛀和防鼠、防盗、防火）措施。窗帘为双层窗帘，内层为普通窗帘布，外层为防紫外线窗帘布。 2、档案室筹建规划的办公设备要求： 金属档案柜10个 电脑一套 打印机 复印机 快速扫描仪 碎纸机 档案库房应配置灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗等必要的设备。 (二) 拟制《档案管理程序》和《商业秘密管理制度》，跟各部门负责人落实后，发布。编制《档案工作规范》。