第九章会议沟通解说.pptVIP

第八章 会议沟通 经常困惑人们的会议沟通问题 1．会议首先是一种群体活动。 参加会议的每个人都是这个群体的一员，这个群体可能是相对稳定的，可以维持较长的时间，例如某公司定期召开的董事会； 也可能非常易变，其成员经常更换，例如同样公司召开的各种产品展示会，其会员是不同的采购者。 2．会议往往表现权力。 会议中的成员都是有等级的。这种等级或许已经确立，或许正在形成。但是一旦会议走向成熟，其成员的角色和地位就相对固定下来。 3．会议是解决问题的途径 会议比较其他的沟通方式一个最为显著的优点就是它将众多的人聚集在一起，让他们就某个问题互相交流认识、经验、对策。这种集体的智慧，常常比一个人的思考要科学、全面得多，而且也更能解决问题。 现在商界流行的一种“头脑风暴式”讨论法，将五至七个人安排在一起，要求他们每个人都要就某一问题谈一谈自己的观点看法，但是不允许互相攻击，以防偏离会议主题。 这种讨论方式可以因为别人的发言，而激发出自己的灵感，产生某种新的创意，实际效果很好。 4．会议是一种易于接受的约束。 会议的决议对每个参加会议的人都有较强的约束力，因为他们都是决议的参与制订者，虽然他们可能并没有对这件议案投赞成票。 因为在任何会议中，民主集中制都是最起码的原则，不可能由于某一个人的不同意就改变整个群体的意志，所以大家都能接受并遵守作为会议整体而通过的决议。会议的约束比其他类型的约束、例如规章制度等要强很多，而且效果也更好。 5．会议是成本很高的活动。会议通常给人以一种拖沓冗长的印象，议而不决，让人精疲力竭。 对于其耗时费力的一面，管理者首先要研究会议的必要性，是否一定要召开会议，能否用别的沟通方式代替，如果还可以使用别的方式，就尽量不要开会。 二、会议的分类 (一)告知信息型会议 很多会议召开仅仅是为了传达一些已知的信息。 例如，本月的销售状况、目前公司面临的财务危机、新产品开发进度。 这些会议要求与会者掌握这些信息并进行一些讨论，以深化对这些信息的理解。 （二）产生创意型会议 有些会议要求与会者就某些问题各抒己见，找到这些问题的解决方案。 例如，销售部门讨论新产品投放市场的策略，究竟在销售渠道上还要做哪些改进？公共关系部门讨论近期举行的一次大型公益活动还要做哪些准备工作？ （三）分配任务型会议 在每年的计划工作会议中，经理人都要部署下个阶段的工作任务及每位员工的工作。 在会议上分配任务可以提高接受任务者的责任感，也可以起到相互沟通的作用。另一方面，当众接受任务也使人感到一种荣誉。 另外根据参与会议的人数多少，可将会议分成大型会议（参与人员可以达到成百上千人，如某公司组织全体员工的动员大会）中型会议（人数一般在几十人之内）和小型会议（一般在十人以内）。 会议还可以根据是否涉及公司外部而分成外部会议和内部会议。 三、会议组织的一般流程 (一)会前准备 1、明确会议的必要性。 开会前，我们需要明确这个会议是否必需，因为会议具有耗时性，如果个别沟通能够解决的问题就不要用开会来解决。 2、明确会议的主题。 清楚开会的目的才能有效地开展会议，才能根据这个目的来搜集会议需要的资料，才能让与会者有准备地来参加会议，达到会议的目标。 3、拟订会议的议程。 会前要将会议进行的内容按顺序紧凑安排起来，提前拟订一个议程，主要包括会议时间、地点、议题和与会对象。 4、准备会议资料。 会议资料主要包括书面资料、会议发言人内容的提纲，以及即将发给与会人员的资料。 5、确定会议的主持人。 一个会议的开展离不开一个有效的主持人。 6、明确与会人员。 会前要根据之前选定的对象，以及会议的主题和规模来决定哪些是会议的正式代表，哪些是会议的列席代表，需要通知多少人来参加等。 7、预定会议场所。 即确定会议开展的地点，提前和会议地点的负责人将会议场所约定下来。 会议类型与场所的搭配： （1）培训型会议 最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所，或是公司的专业培训中心、旅游胜地的培训点等。 （2）研究与开发会议 研究与开发会议需要一个有利于沉思默想、灵感涌现的环境，培训中心或其他宁静场所最为适合。 （3）年度会议 年度会议的地点选择一般根据与会人员的意见来定，多选择当前最受欢迎或旅游风光不错的城市及能提供会议服务的酒店。 （4）表彰型会议 重大的奖励、表彰型会议一定要办得有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出人物予以奖励，所以一般选在礼堂型的地点，这样显得比较正式、隆重。 （5）交易会、展销会 对于交易会和新产品展示会，一般需要选择有展厅的场所，同时还要求会场的交通必须便利，方便人们参加。 8、通知与会人员到位。 将会议议程通知参与会议的所有人员，再次确认会议那天会到场的与会人员，包括主持人、发言人、会议对象等。 (二)会议期间的安排 主要包括会议主题的宣布、