办公室管理2012电大复习资料.docVIP

简答题 1. 文员在处理上司指派的工作时， 首先要仔细制定计划， 简要说明制定计划时应注意的几个要点。 答(1) 充分了解即将开始的工作内容;(3 分) (2) 思考以什么方法进行效率会最佳;(3 分) (3) 上司分派两项以上工作日才， 必须为工作排定优先顺序。(3 分) 一般阐述。分) 2. 文员利用提示系统提醒上司的工作， 有哪些提示系统? 具体做法是怎样的? 有电子提示系统和人工提示系统( 2分) 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员 3. 简要说明会议纪要有什么作用? 有哪两种形式? 要点: 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。( 3分) 可以用于向上级汇报会议情况F也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。( 3分) 有两种形式z(1)议决性会议纪要。( 2分)(2) 周知性会议纪要。(2 分) 4. 请简单说明提高会议效率的一些基本做法? 遵循法律法规(1分〉合理确定会议目标。分〉确定必要的与会者。分)减少会议数量。分)缩小会议规模 简化会议程序。分)缩短会议时间( 2分)控制会议经费(1分)分析会议成本(1分〉 5.文员进言是指什么?进言具有什么作用?应注意什么? (1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝; ( 3分) (2)参谋作用; 补缺作用; 增进关系作用;(3 分)(3)适事、适时、适地、适度。(4 分) 6. 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? (1)会议名称;(1分)(2)会议记录人的姓名、盖章; (1 分)(3) 时间( 开始时间、结束时间) ; (1分) (4) 会议地点; (1 分)(5) 议题; (1 分)(6) 主持人、主席; (1 分)(7) 出席者名单; (1 分) (8) 会议的经过情形及结论; (1 分)(9) 相关的资料; (1 分)(1 0 )下次会议预定日期。(1分) 7. 简 要 说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?形式是怎样的? 答 案 要 点: 会 议纪 要 是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。(2分) 会议 纪 要 具有沟通情况、交流经验、统一认识、指异工作的作用。(2分) 可以 用 于 向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。(2分) 有 两 种 形式: (1) 议 决 性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行 时写下的文字依据。(2分) (2) 周 知 性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。(2分) 8. 什 么 是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做? 对于 上 司 不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分) (1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。(2分) (2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。(2分) (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2分) 设计题(每小题1 5分，共3 0分) 1. 所谓 有问题 的来访者一般是怎样的? 文员应如何应对? (1) 固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊， 文员应毫不妥协( 但要注意礼貌〉地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证:如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。( 4分) (2) 进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板， 打电话保安部门， 不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。( 3分〉 (3) 情绪激动的来访者。如果来访者是男性， 女文员应该找男的帮忙; 如果是女性， 女文员可能会使她平静下来;如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。( 4分) (4) 骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱; ② 公司经营时间不长; ③ 个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。( 4分) 2. 作为办公室文员， 在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务? (1) 清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;(3 分) (2) 征求上司意见或同意， 在允许的钱款额度范围内选购礼物;(3 分) (3) 比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;(3 分) (4) 赠送的礼物应去掉包装上的标价， 并应请商店用精美包装纸重新包装一下;